Smlouva o zpracování osobních údajů mezi společností CONTRIMA a fotografem/fotografkou
Verze 2 · 26. 7. 2026
Smlouva o zpracování osobních údajů mezi společností CONTRIMA a fotografem
Mezi
zpracovatelem
Contrima GmbH, zastoupenou jejím jednatelem panem Markem Reinhardtem, Enzianweg 29, 71384 Weinstadt
(dále jen „CONTRIMA“)
a
správcem
{photographer_name}
{photographer_address}
{photographer_email}
(dále jen „ty“)
Preambule
Společnost CONTRIMA ti poskytuje služby spočívající v zajištění infrastruktury pro předávání fotografií osobám na nich zachyceným a pro správu smluv o licencích k obrazovým materiálům (dále jen „hlavní smlouva“). Součástí plnění hlavní smlouvy je zpracování osobních údajů zachycených osob, které předáváš společnosti CONTRIMA. Za účelem splnění požadavků GDPR na takové situace uzavíráš jako správce ve smyslu právních předpisů o ochraně osobních údajů se společností CONTRIMA následující smlouvu o zpracování údajů na základě pověření.
1. Předmět/rozsah pověření
1.1 Spolupráce smluvních stran v souladu s hlavní smlouvou s sebou nese, že společnost CONTRIMA získá přístup k osobním údajům, které jí poskytnete (dále jen „údaje zpracovávané na základě pověření“) a zpracovává je výlučně na tvůj příkaz a podle tvých pokynů ve smyslu čl. 4 bodu 8 a čl. 28 GDPR.
1.2 Zpracováním mohou být dotčeny následující údaje zpracovávané na základě pověření:
| Dotčené osoby (kategorie) | Druh údajů |
|---|---|
| Zobrazené osoby |
|
| Zákonní zástupci zobrazených osob |
|
| Kontaktní osoby z úřadů (např. daňové úřady) |
|
1.3 Způsob a rozsah zpracování údajů o objednávkách se řídí účely hlavní smlouvy a je na ně omezen. Doba zpracování odpovídá době trvání hlavní smlouvy.
1.4 Společnosti CONTRIMA je zakázáno zpracovávat údaje související s objednávkou odlišným způsobem nebo způsobem, který přesahuje ustanovení přílohy 1 a bodu 1.2. To platí i pro použití anonymizovaných údajů.
1.5 Zpracování údajů souvisejících s objednávkou se provádí výlučně na území Spolkové republiky Německo, v členském státě Evropské unie nebo v jiném smluvním státě Dohody o Evropském hospodářském prostoru. Jakékoli přesunutí do třetí země vyžaduje předchozí písemný souhlas zadavatele a smí být provedeno pouze v případě, že jsou splněny zvláštní podmínky stanovené v článcích 44 až 49 GDPR.
1.6 Ustanovení této smlouvy se vztahují na všechny činnosti související s hlavní smlouvou, při nichž společnost CONTRIMA a její zaměstnanci nebo osoby pověřené společností CONTRIMA přicházejí do styku s osobními údaji, které pocházejí od tebe nebo byly shromážděny pro tebe.
2. Tvé právo vydávat pokyny
2.1 Společnost CONTRIMA zpracovává údaje z pověření pouze v rámci tohoto pověření a výlučně z tvého pověření a podle tvých pokynů ve smyslu čl. 28 GDPR (zpracování na základě pověření); to platí zejména v souvislosti s předáváním osobních údajů do třetí země. Máte výlučné právo vydávat pokyny ohledně druhu, rozsahu a způsobu zpracování (dále také „právo vydávat pokyny“). Pokud je společnost CONTRIMA povinna provádět další zpracování na základě práva Evropské unie nebo členských států, kterým podléhá, sdělí ti společnost CONTRIMA tyto právní požadavky před zahájením zpracování.
2.2 Pokyny společnosti CONTRIMA vydáváš zásadně písemně (e-mailová adresa: info@contrima.com).
2.3 Pokud se společnost CONTRIMA domnívá, že některý z vašich pokynů porušuje předpisy o ochraně osobních údajů, je povinna vás na to neprodleně upozornit. Společnost CONTRIMA je oprávněna pozastavit provádění daného pokynu do té doby, než jej zadavatel potvrdí nebo změní.
3. Ochranná opatření společnosti CONTRIMA
3.1 Společnost CONTRIMA je povinna dodržovat zákonné předpisy o ochraně osobních údajů a nesmí předávat informace, které od tebe získala, třetím osobám ani jim umožnit k nim přístup. Údaje je třeba zabezpečit proti neoprávněnému nahlédnutí s přihlédnutím k aktuálnímu stavu techniky.
3.2 Společnost CONTRIMA dále písemně zaváže všechny osoby, které jsou společností CONTRIMA pověřeny zpracováním a plněním této smlouvy (dále jen „zaměstnanci“), k zachování důvěrnosti (povinnost zachovávat důvěrnost, čl. 28 odst. 3 písm. b) GDPR) a s náležitou péčí zajistí dodržování této povinnosti. Společnost CONTRIMA vám to na požádání prokáže.
3.3 Společnost CONTRIMA zajistí, aby její vnitřní organizace odpovídala zvláštním požadavkům na ochranu osobních údajů. Společnost CONTRIMA se zavazuje přijmout veškerá vhodná technická a organizační opatření k náležité ochraně údajů zpracovávaných na základě této smlouvy v souladu s čl. 32 GDPR, zejména opatření uvedená v příloze 1 této smlouvy, a udržovat je po dobu trvání zpracování těchto údajů.
3.4 Společnost CONTRIMA si vyhrazuje právo na změnu přijatých technických a organizačních opatření, přičemž zajistí, aby nebyla snížena smluvně dohodnutá úroveň ochrany. Společnost CONTRIMA je povinna vás neprodleně písemně informovat, pokud existuje důvod se domnívat, že opatření uvedená v příloze 1 již nejsou dostatečná, a bude s vámi konzultovat další technická a organizační opatření.
3.5 Na vaši žádost společnost CONTRIMA prokáže dodržování technických a organizačních opatření stanovených v příloze 1 pomocí vhodných dokladů.
4. Povinnosti týkající se informování a poskytování podpory
4.1 V případě poruch, podezření na porušení ochrany osobních údajů nebo porušení smluvních povinností společnosti CONTRIMA, podezření na bezpečnostní incidenty nebo jiné nesrovnalosti při zpracování údajů v rámci zakázky, ať již ze strany osob zaměstnaných společností CONTRIMA v rámci zakázky nebo ze strany třetích osob, vás společnost CONTRIMA neprodleně, nejpozději však do 24 hodin, písemně nebo elektronicky informuje. Totéž platí pro kontroly společnosti CONTRIMA prováděné dozorovým úřadem pro ochranu osobních údajů. Oznámení podle § 4 odst. 1 věta 1 obsahují vždy alespoň údaje uvedené v čl. 33 odst. 3 GDPR.
4.2 V případě uvedené v § 4.1 vám společnost CONTRIMA v rámci přiměřených možností poskytne podporu při plnění svých souvisejících opatření týkajících se informování, nápravy a poskytování informací. Společnost CONTRIMA zejména neprodleně přijme nezbytná opatření k zabezpečení údajů a ke zmírnění možných nepříznivých důsledků pro dotčené osoby a bude vás o tom informovat.
4.3 Společnost CONTRIMA se zavazuje, že na základě vaší ústní nebo písemné žádosti vám v přiměřené lhůtě poskytne veškeré informace a doklady nezbytné k provedení kontroly podle § 7.1 této smlouvy. Dále vám společnost CONTRIMA na vaši žádost poskytne komplexní a aktuální koncepci ochrany osobních údajů a bezpečnosti pro zpracování údajů v rámci zakázky, jakož i informace o osobách s oprávněním k přístupu.
5. Další povinnosti společnosti CONTRIMA
5.1 Společnost CONTRIMA je povinna vést seznam všech kategorií činností zpracování prováděných na základě tvého zadání v souladu s čl. 30 odst. 2 GDPR. Tento seznam ti musí být na požádání poskytnut.
5.2 Pokud by údaje zpracovávané v rámci zakázky u společnosti CONTRIMA byly ohroženy exekucí nebo zabavením, insolvenčním nebo vyrovnávacím řízením či jinými událostmi nebo opatřeními třetích stran, je společnost CONTRIMA povinna vás o tom neprodleně informovat, pokud to není zakázáno soudním nebo úředním příkazem. Společnost CONTRIMA v této souvislosti neprodleně informuje všechny příslušné orgány o tom, že rozhodovací pravomoc nad údaji náleží výlučně zadavateli jako „správci“ ve smyslu GDPR.
6. Vztahy se subdodavateli
6.1 Smluvně sjednané služby budou poskytovány za účasti subdodavatelů uvedených v příloze 2. Společnost CONTRIMA je v rámci svých smluvních závazků oprávněna uzavírat subdodavatelské vztahy se subdodavateli („subdodavatelský vztah“). Před uzavřením dalších subdodavatelských vztahů Tě společnost CONTRIMA písemně informuje, resp. elektronicky zdokumentuje v souladu s čl. 28 odst. 2 GDPR s čtyřtýdenní lhůtou. Proti této změně můžeš vznést námitku do dvou týdnů od obdržení výše uvedeného oznámení.
6.2 O vztah se subdodavatelem ve smyslu těchto ustanovení se nejedná, pokud společnost CONTRIMA pověří třetí strany poskytováním služeb, které lze považovat za čistě vedlejší služby. Mezi ně patří např. poštovní nebo telekomunikační služby bez konkrétní souvislosti se službami, které pro vás společnost CONTRIMA poskytuje, jakož i další opatření k zajištění důvěrnosti, dostupnosti, integrity a odolnosti hardwaru a softwaru zařízení pro zpracování dat.
7. Kontrolní práva
7.1 Jste oprávněni se pravidelně přesvědčovat o dodržování ustanovení této smlouvy, zejména o zavedení a dodržování technických a organizačních opatření podle § 3.3 této dohody. Za tímto účelem můžeš např. vyžádat si informace, nechat si předložit certifikáty nebo výsledky interních auditů, případně nechat technická a organizační opatření společnosti CONTRIMA zkontrolovat osobně během obvyklé pracovní doby nebo prostřednictvím odborně způsobilé třetí strany, pokud tato není ve vztahu konkurence ke společnosti CONTRIMA.
7.2 Kontroly budeš provádět pouze v nezbytném rozsahu a budeš přiměřeně zohledňovat provozní procesy společnosti CONTRIMA. O termínu a způsobu kontroly se strany včas dohodnou.
7.3 Výsledek kontroly zdokumentujete a sdělíte společnosti CONTRIMA. V případě chyb nebo nesrovnalostí, které zjistíte zejména při kontrole výsledků zakázek, informujete společnost CONTRIMA neprodleně.
8. Práva dotčených osob
8.1 Společnost CONTRIMA ti v rámci svých možností poskytne podporu prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření při plnění tvých povinností podle článků 12 až 22 a článků 32 až 36 GDPR. Společnost CONTRIMA ti neprodleně, nejpozději však do 7 pracovních dnů, poskytne požadované informace o údajích zpracovávaných v rámci zakázky, pokud tyto informace nemáš k dispozici sám.
8.2 Uplatní-li dotčená osoba svá práva podle článků 16 až 18 GDPR, je společnost CONTRIMA povinna na tvůj pokyn neprodleně, nejpozději však do 7 pracovních dnů, opravit, vymazat nebo omezit zpracování údajů získaných v rámci zakázky. Společnost CONTRIMA ti na požádání písemně potvrdí výmaz, opravu nebo omezení údajů.
8.3 Pokud dotčená osoba uplatní svá práva, například právo na poskytnutí informací, opravu nebo výmaz svých údajů, přímo vůči společnosti CONTRIMA, společnost CONTRIMA tuto žádost neprodleně předá tobě a bude čekat na tvé pokyny. Bez příslušných konkrétních pokynů společnost CONTRIMA s dotčenou osobou nekontaktuje.
9. Doba trvání a výpověď
9.1 Doba trvání této smlouvy odpovídá době trvání hlavní smlouvy. V případě pochybností se výpověď hlavní smlouvy považuje také za výpověď této smlouvy a výpověď této smlouvy za výpověď hlavní smlouvy.
9.2 Jste kdykoli oprávněni tuto smlouvu mimořádně vypovědět z vážného důvodu. Vážný důvod nastává, pokud společnost CONTRIMA neplní své povinnosti vyplývající z této smlouvy, úmyslně nebo z hrubé nedbalosti porušuje ustanovení GDPR nebo nemůže či nechce provést pokyn. V případě jednoduchých – tedy ani úmyslných, ani hrubě nedbalostních – porušení nejprve stanovíš společnosti CONTRIMA přiměřenou lhůtu, ve které může společnost CONTRIMA porušení napravit. Po marném uplynutí této lhůty máš poté právo na mimořádné vypovězení.
10. Vymazání a vrácení po skončení smlouvy
10.1 Společnost CONTRIMA ti po ukončení hlavní smlouvy nebo kdykoli na požádání vrátí veškeré údaje, které jí byly předány, nebo je na tvou žádost, pokud neexistuje zákonná lhůta pro uchovávání, zcela a neodvolatelně vymaže. To platí i pro kopie údajů z zakázky u společnosti CONTRIMA, jako jsou například zálohy dat, nikoli však pro dokumentaci, která slouží jako důkaz řádného a v souladu se zakázkou provedeného zpracování údajů z zakázky. Takovou dokumentaci je společnost CONTRIMA povinna uchovávat po dobu trvání zákonných lhůt pro uchovávání.
10.2 Máš právo vhodným způsobem zkontrolovat úplné a smluvně odpovídající vrácení či vymazání údajů u společnosti CONTRIMA.
10.3 Společnost CONTRIMA je povinna zachovávat důvěrnost údajů, které se jí v souvislosti s hlavní smlouvou dostaly k vědomí, i po skončení platnosti hlavní smlouvy.
11. Odpovědnost
11.1 Odpovědnost smluvních stran se řídí článkem 82 GDPR. Odpovědnost společnosti CONTRIMA vůči tobě za porušení povinností vyplývajících z této smlouvy nebo z hlavní smlouvy tím zůstává nedotčena.
11.2 Strany se vzájemně zbavují odpovědnosti, pokud jedna ze stran prokáže, že v žádném ohledu nenese odpovědnost za okolnost, v důsledku které vznikla škoda dotčené osobě. § 11 odst. 2 věta 1 se odpovídajícím způsobem použije v případě uložení pokuty jedné ze stran, přičemž zproštění odpovědnosti se uskuteční v rozsahu, v jakém druhá strana nese podíl na odpovědnosti za porušení, za které byla pokuta uložena.
12. Závěrečná ustanovení
12.1 Změny a doplňky této dohody musí být učiněny písemnou formou ve smyslu čl. 28 odst. 9 GDPR. To platí i pro zřeknutí se tohoto formálního požadavku.
12.2 V případě pochybností mají ustanovení této smlouvy přednost před ustanoveními hlavní smlouvy. Pokud by se jednotlivá ustanovení této dohody ukázala jako zcela nebo částečně neplatná či neproveditelná nebo by se v důsledku změn právních předpisů po uzavření smlouvy stala neplatnými či neproveditelnými, nebude tím dotčena platnost zbývajících ustanovení. Na místo neplatného nebo neproveditelného ustanovení nastoupí platné a proveditelné ustanovení, které se co nejvíce blíží smyslu a účelu neplatného ustanovení.
12.3 Tato smlouva se řídí právem Spolkové republiky Německo. Společnost CONTRIMA poskytuje tyto podmínky pro lepší srozumitelnost v mnoha jazykových verzích. V případě rozporů je rozhodující anglická jazyková verze této smlouvy o zpracování údajů v rámci zakázky.
Příloha 1: Technická a organizační opatření
1. Technická a organizační bezpečnostní opatření
Společnost CONTRIMA je povinna přijmout vhodná technická a organizační opatření tak, aby zpracování údajů na základě této smlouvy probíhalo v souladu se zákonnými požadavky a aby byla přiměřeným způsobem zajištěna ochrana práv dotčené osoby.
2. Vnitřní organizace
Společnost CONTRIMA zajistí svou vnitřní organizaci tak, aby splňovala zvláštní požadavky na ochranu osobních údajů. Přitom je třeba přijmout zejména opatření, která jsou vhodná s ohledem na povahu chráněných údajů nebo kategorií údajů.
3. Konkrétní opatření
Konkrétně jsou stanovena následující opatření, která slouží k provedení požadavků čl. 32 GDPR:
| Č. | Opatření | Provedení opatření |
|---|---|---|
| 1 | Kontrola přístupu | Produkční zpracování dat probíhá výhradně v cloudu AWS; fyzická zařízení pro zpracování dat jsou tam zabezpečena společností AWS (viz AVV a certifikace AWS). Správa probíhá z pracovního místa chráněného přístupovými oprávněními v uzamykatelných, veřejnosti nepřístupných místnostech za firewallem. Neexistuje žádný přístup pro veřejnost ani vlastní serverovny. |
| 2 | Kontrola přístupu | Přístup do systému je možný pouze prostřednictvím osobního přihlášení pomocí uživatelského jména a hesla. Administrátorské účty a přístupy k AWS jsou chráněny silnými hesly a dvoufaktorovou autentizací. Koncová zařízení jsou zabezpečena přihlášením do operačního systému, firewallem a šifrováním pevných disků. |
| 3 | Kontrola přístupu | Koncepce rolí a oprávnění v aplikaci s centrální kontrolou oprávnění, kontrolou na straně serveru na všech koncových bodech, kde dochází ke změnám dat, ochranou proti CSRF a výhradně parametrizovaným přístupem k databázi. Na úrovni infrastruktury je zajištěn minimální počet správců (provoz zajišťuje jedna osoba) a přidělování oprávnění podle principu nejnižšího oprávnění. |
| 4 | Kontrola oddělení | Logické oddělení všech dat podle jednotlivých fotografů s podporou více klientů prostřednictvím jednoznačného přiřazení vlastnictví; oddělené produkční prostředí. Logické oddělení je dostačující. |
| 5 | Pseudonymizace / minimalizace dat | Přístup externích osob prostřednictvím náhodných, neuhodnutelných tokenů (trvalý odkaz). Shromažďují se pouze údaje nezbytné pro daný účel (v zásadě e-mailová adresa); poznámky umožňující identifikaci jsou záměrně stručné a neutrální. |
| 6 | Kontrola předávání | Přenos výhradně přes šifrovaná připojení (TLS/HTTPS). Ukládání obrazových a smluvních údajů na šifrovaném objektovém úložišti (S3 Server-Side Encryption). Předávání subdodavatelům pouze v nezbytném rozsahu na základě AVV, resp. standardních smluvních doložek EU. |
| 7 | Kontrola zadávání | Protokolování operací relevantních pro dokladování na úrovni aplikace, zejména přijetí dohod a souhlasů s časovým razítkem, IP adresou, informacemi o zařízení a hash kódem verze, jakož i platebních událostí. Díky provozu zajišťovanému jednou osobou lze každý záznam, změnu a smazání přiřadit k jediné konkrétní osobě. |
| 8 | Dostupnost a odolnost | Redundantní databáze napříč několika zónami či regiony AWS v rámci EU a EHP; automatizované snímky databáze jako záloha; zálohy kódu a serverů a připravený obraz serveru (AMI) pro rychlou obnovu; dodatečný lokální zálohovací systém; zdokumentovaný plán pro případ nouze a obnovení provozu. |
| 9 | Správa ochrany osobních údajů | Odpovědnou osobou je jednatel společnosti CONTRIMA GmbH. Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl jmenován, jelikož neexistuje zákonná povinnost k jeho jmenování. Plnění informačních povinností podle čl. 13 GDPR v rámci aktivačního procesu, existující proces pro vyřizování žádostí dotčených osob a vedený seznam činností zpracování podle čl. 30 GDPR. |
| 10 | Řízení reakce na incidenty | Firewall s pravidelnými aktualizacemi; zdokumentovaný proces pro detekci a hlášení porušení ochrany osobních údajů podle článků 33 a 34 GDPR, včetně neprodleného informování zadavatele. |
| 11 | Předvolby šetrné k ochraně osobních údajů | Ochrana soukromí jako výchozí nastavení: žádné shromažďování údajů nad rámec nezbytného, náhledy obrázků pouze s vodoznakem a poskytnutí originálů až po udělení souhlasu, jakož i snadné uplatnění práva na odvolání souhlasu prostřednictvím uživatelského rozhraní. |
| 12 | Kontrola zakázek (subdodavatelé) | Pečlivý výběr; uzavření smluv o zpracování údajů nebo standardních smluvních doložek EU (modul 3) se všemi subdodavateli, v případě zapojení třetích zemí s vhodnými zárukami; informování zadavatele před zapojením nebo nahrazením; zajištění výmazu údajů po skončení zakázky. V současné době využíváme: Stripe (zpracování plateb), Amazon Web Services (hosting/ukládání dat), DeepL (překlad textů inzerátů). |
Příloha 2: Pověření subdodavatelé
Subdodavatelé zahrnutí podle bodu 6.1 dohody, s jejichž zapojením souhlasíš:
| Subdodavatel (název, adresa nebo sídlo) |
Předmět plnění v rámci zpracování zakázky |
|---|---|
| Stripe Payments Europe, Ltd. 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock Dublin, D02 H210, Irsko („Stripe“) |
Zpracování plateb; v případě prodeje platební údaje, údaje o totožnosti a údaje o transakcích kupujícího (viz k tomu také bod 6. z Zásady ochrany osobních údajů) |
| Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Lucemburk („AWS“) |
Hosting webových stránek a databází; ukládání a zpracování obrazových dat (originály, varianty, archiv, exporty) včetně metadat EXIF. E-mailové služby (viz také bod 6 z Zásady ochrany osobních údajů) |
| DeepL SE , Maarweg 165 , 50825 Kolín nad Rýnem („DeepL“) |
Případně překlad poznámky k rozpoznání a případně názvu sbírky do jazyka trvalého odkazu (viz k tomu také bod 6 z Zásady ochrany osobních údajů) |
Verze 2 · 26. 7. 2026
Data Processing Agreement between CONTRIMA and the Photographer
Between
the data processor
Contrima GmbH, represented by its managing director Mr Mark Reinhardt, Enzianweg 29, 71384 Weinstadt
(hereinafter ‘CONTRIMA’)
and
the Data Controller
{photographer_name}
{photographer_address}
{photographer_email}
(hereinafter “you”)
Preamble
CONTRIMA provides services to you for the provision of an infrastructure for the transmission of photographs to the persons depicted therein, as well as for the management of image licence agreements (hereinafter: “Main Contract”). Part of the performance of the Main Contract involves the processing of personal data relating to the persons depicted, which you transmit to CONTRIMA. In order to comply with the requirements of the GDPR in such circumstances, you, as the data controller within the meaning of data protection law, enter into the following data processing agreement with CONTRIMA.
1. Subject matter/scope of the engagement
1.1 The cooperation between the parties in accordance with the Main Contract entails that CONTRIMA will have access to personal data provided by you (hereinafter ‘Processed Data’) and that it processes this data exclusively on your behalf and in accordance with your instructions within the meaning of Article 4(8) and Article 28 of the GDPR.
1.2 The following data subject categories may be affected by the processing:
| Data subjects (categories) | Type of data |
|---|---|
| Persons depicted |
|
| Legal guardians of the persons depicted |
|
| Contact persons at public authorities (e.g. tax authorities) |
|
1.3 The nature and scope of the processing of order data are determined by the purposes of the main contract and are limited to these. The duration of the processing corresponds to the term of the main contract.
1.4 CONTRIMA is prohibited from processing contract data in any manner that deviates from or goes beyond the provisions set out in Annex 1 and clause 1.2. This also applies to the use of anonymised data.
1.5 The processing of order data shall take place exclusively within the territory of the Federal Republic of Germany, in a Member State of the European Union or in another State party to the Agreement on the European Economic Area. Any transfer to a third country requires the prior written consent of the client and may only take place if the specific conditions set out in Articles 44 to 49 of the GDPR are met.
1.6 The provisions of this contract apply to all activities related to the main contract in which CONTRIMA and its employees or persons commissioned by CONTRIMA come into contact with personal data originating from you or collected on your behalf.
2. Your authority to issue instructions
2.1 CONTRIMA shall process the contract data only within the scope of the contract and exclusively on your behalf and in accordance with your instructions within the meaning of Article 28 of the GDPR (processing on behalf of a controller); this applies in particular to the transfer of personal data to a third country. You have the sole right to issue instructions regarding the nature, scope and method of the processing activities (hereinafter also referred to as the ‘right to issue instructions’). If CONTRIMA is obliged to carry out further processing under the law of the European Union or the Member States to which it is subject, CONTRIMA shall inform you of these legal requirements prior to processing.
2.2 Instructions to CONTRIMA must, as a general rule, be given by you in writing (email address: info@contrima.com).
2.3 If CONTRIMA considers that one of your instructions contravenes data protection regulations, CONTRIMA must inform you of this without delay. CONTRIMA is entitled to suspend the implementation of the instruction in question until it is confirmed or amended by the client.
3. CONTRIMA’s protective measures
3.1 CONTRIMA is obliged to comply with the statutory provisions on data protection and not to disclose the information obtained from you to third parties or to prevent them from accessing it. Data must be secured against unauthorised access, taking into account the state of the art.
3.2 Furthermore, CONTRIMA shall require all persons entrusted by CONTRIMA with the processing and performance of this contract (hereinafter referred to as ‘employees’) to undertake in writing to maintain confidentiality (Obligation of confidentiality, Article 28(3)(b) of the GDPR) and shall ensure compliance with this obligation with due care. CONTRIMA shall provide you with evidence of this upon request.
3.3 CONTRIMA shall organise its internal operations in such a way as to meet the specific requirements of data protection. CONTRIMA undertakes to implement all appropriate technical and organisational measures to ensure the adequate protection of the commissioned data in accordance with Article 32 of the GDPR, in particular the measures set out in Annex 1 to this contract, and to maintain these for the duration of the processing of the commissioned data.
3.4 CONTRIMA reserves the right to amend the technical and organisational measures put in place, whilst ensuring that the level of protection agreed in the contract is not compromised. CONTRIMA must inform you in writing without delay if there is reason to believe that the measures set out in Annex 1 are no longer sufficient, and will consult with you regarding further technical and organisational measures.
3.5 At your request, CONTRIMA shall demonstrate compliance with the technical and organisational measures set out in Annex 1 by providing appropriate evidence.
4. Obligations to provide information and support
4.1 In the event of disruptions, suspected data breaches or breaches of CONTRIMA’s contractual obligations, suspected security incidents or other irregularities in the processing of the contract data, whether by persons employed by CONTRIMA in the context of the contract or by third parties, CONTRIMA shall inform you without delay, but at the latest within 24 hours, in writing or by electronic means. The same applies to inspections of CONTRIMA by the data protection supervisory authority. Notifications pursuant to Section 4(1), first sentence, shall in each case contain at least the information specified in Article 33(3) of the GDPR.
4.2 In the event referred to in Section 4.1, CONTRIMA shall assist you, to the extent reasonably practicable, in fulfilling its relevant obligations to provide information, take remedial action and keep you informed. In particular, CONTRIMA shall immediately implement the necessary measures to secure the data and to mitigate any potential adverse consequences for the data subjects, and shall inform you accordingly.
4.3 CONTRIMA undertakes to provide you, upon your verbal or written request and within a reasonable period, with all information and evidence necessary to carry out an audit in accordance with § 7.1 of this contract. Furthermore, at your request, CONTRIMA will provide you with a comprehensive and up-to-date data protection and security policy for the processing of personal data, as well as a list of authorised access holders.
5. Other obligations of CONTRIMA
5.1 CONTRIMA is obliged to maintain a record of all categories of processing activities carried out on your behalf in accordance with Article 30(2) of the GDPR. This record must be made available to you upon request.
5.2 Should the data processed on your behalf at CONTRIMA be at risk due to attachment or seizure, insolvency or composition proceedings, or other events or measures taken by third parties, CONTRIMA must inform you of this without delay, provided this is not prohibited by a court or official order. In this context, CONTRIMA shall immediately inform all relevant authorities that decision-making authority over the data lies exclusively with the client as the ‘controller’ within the meaning of the GDPR.
6. Subcontracting
6.1 The contractually agreed services shall be performed with the involvement of the subcontractors listed in Annex 2. CONTRIMA is authorised, within the scope of its contractual obligations, to enter into subcontracting relationships with subcontractors (‘subcontracting relationship’). Before entering into any further subcontracting relationships, CONTRIMA shall inform you in writing or by electronic means in accordance with Article 28(2) of the GDPR, giving four weeks’ notice. You may object to the change within two weeks of receiving the aforementioned notification.
6.2 A subcontracting relationship within the meaning of these provisions does not exist if CONTRIMA commissions third parties to provide services that are to be regarded as purely ancillary services. These include, for example, postal or telecommunications services with no specific connection to the services CONTRIMA provides for you, as well as other measures to ensure the confidentiality, availability, integrity and resilience of the hardware and software of data processing systems.
7. Rights of inspection
7.1 You are entitled to verify, on a regular basis, compliance with the provisions of this contract, in particular the implementation of and compliance with the technical and organisational measures set out in clause 3.3 of this agreement. To this end, you may, for example, request information, ask to be provided with certifications or internal audit reports, or have CONTRIMA’s technical and organisational measures inspected yourself during normal business hours or by a competent third party, provided that such third party is not in competition with CONTRIMA.
7.2 You shall carry out inspections only to the extent necessary and shall take due account of CONTRIMA’s operational processes. The parties shall agree in good time on the timing and nature of the inspection.
7.3 You shall document the results of the audit and notify CONTRIMA thereof. In the event of errors or irregularities which you identify, in particular when auditing the results of orders, you shall inform CONTRIMA without delay.
8. Rights of data subjects
8.1 CONTRIMA shall, where possible, support you with appropriate technical and organisational measures in fulfilling your obligations under Articles 12 to 22 and Articles 32 to 36 of the GDPR. CONTRIMA shall provide you with the requested information regarding processing data without delay, but no later than within 7 working days, unless you already have the relevant information yourself.
8.2 If a data subject exercises their rights under Articles 16 to 18 of the GDPR, CONTRIMA is obliged, on your instructions, to rectify, erase or restrict the processing of the data without undue delay, and at the latest within 7 working days. CONTRIMA will provide you with written confirmation of the erasure, rectification or restriction of the data upon request.
8.3 If a data subject exercises rights – such as the right to access, rectification or erasure of their data – directly against CONTRIMA, CONTRIMA shall forward this request to you without delay and await your instructions. CONTRIMA shall not contact the data subject without specific instructions to do so.
9. Term and Termination
9.1 The term of this contract corresponds to the term of the main contract. In case of doubt, termination of the main contract shall also be deemed to be termination of this contract, and termination of this contract shall be deemed to be termination of the main contract.
9.2 You are entitled at any time to terminate this contract extraordinarily for good cause. Good cause shall be deemed to exist if CONTRIMA fails to fulfil its obligations under this contract, breaches provisions of the GDPR intentionally or through gross negligence, or is unable or unwilling to carry out an instruction. In the case of minor breaches – i.e. those that are neither intentional nor due to gross negligence – you shall first set CONTRIMA a reasonable period within which CONTRIMA may remedy the breach. Once this period has expired without result, you shall then be entitled to terminate this contract without notice.
10. Deletion and Return upon Termination of the Contract
10.1 Upon termination of the main contract or at any time upon request, CONTRIMA shall return to you all data provided to CONTRIMA or, upon request, delete it completely and irrevocably, provided that no statutory retention period applies. This also applies to copies of the order data held by CONTRIMA, such as data backups, but not to documentation serving as evidence of the proper and compliant processing of the order data. Such documentation must be retained by CONTRIMA for the duration of the statutory retention periods.
10.2 You have the right to verify, in an appropriate manner, that the data has been returned or deleted by CONTRIMA in full and in accordance with the contract.
10.3 CONTRIMA is obliged to treat as confidential any data that has come to its knowledge in connection with the main contract, even after the main contract has ended.
11. Liability
11.1 The liability of the parties is governed by Article 82 of the GDPR. This does not affect CONTRIMA’s liability towards you for any breach of obligations arising from this contract or the main contract.
11.2 Each party shall be exempt from liability if it proves that it is in no way responsible for the circumstance that caused the damage to a data subject. Section 11(2), first sentence, shall apply mutatis mutandis in the event of a fine being imposed on a party, whereby the indemnification shall apply to the extent that the other party bears a share of the responsibility for the infringement sanctioned by the fine.
12. Final Provisions
12.1 Any amendments or additions to this agreement must be made in writing in accordance with Article 28(9) of the GDPR. This also applies to any waiver of this formal requirement.
12.2 In the event of any doubt, the provisions of this Agreement shall take precedence over those of the main contract. Should any individual provisions of this Agreement prove to be wholly or partially invalid or unenforceable, or should they become invalid or unenforceable as a result of legislative changes following the conclusion of the Agreement, this shall not affect the validity of the remaining provisions. The invalid or unenforceable provision shall be replaced by a valid and enforceable provision that comes as close as possible to the meaning and purpose of the invalid provision.
12.3 This contract is governed by the law of the Federal Republic of Germany. CONTRIMA provides these terms and conditions in a variety of language versions for the sake of clarity. In the event of any discrepancies, the English version of this Data Processing Agreement shall prevail.
Appendix 1: Technical and organisational measures
1. Technical and Organisational Security Measures
CONTRIMA is obliged to implement appropriate technical and organisational measures to ensure that the processing of the commissioned data is carried out in accordance with the statutory requirements and that the rights of the data subject are adequately safeguarded.
2. Internal Organisation
CONTRIMA shall structure its internal organisation in such a way as to meet the specific requirements of data protection. In particular, measures must be taken that are appropriate to the nature of the data or categories of data to be protected.
3. Specification of individual measures
Specifically, the following measures are set out to implement the requirements of Article 32 of the GDPR:
| No. | Measure | Implementation of the measure |
|---|---|---|
| 1 | Access control | Productive data processing takes place exclusively in the AWS cloud; the physical data processing facilities there are secured by AWS (see AWS Terms of Service and certifications). Administration is carried out from an access-controlled workstation in lockable, non-publicly accessible rooms behind a firewall. There is no public access and no dedicated server rooms. |
| 2 | Access Control | System access is granted only via personal login with a username and password. Administrative and AWS accesses are protected by strong passwords and two-factor authentication. End devices are secured by operating system login, a firewall and disk encryption. |
| 3 | Access control | Role- and authorisation-based concept within the application, featuring centralised authorisation checks, server-side validation on all endpoints that modify data, protection against CSRF, and exclusively parameterised database access. At the infrastructure level, a minimum number of administrators (single-person operation) and the granting of rights in accordance with the principle of least privilege. |
| 4 | Segregation of duties | Multi-tenant logical separation of all data for each photographer via a unique owner assignment; separate production environment. Logical separation is sufficient. |
| 5 | Pseudonymisation / Data minimisation | Access for external parties via random, non-guessable tokens (permanent link). Only the data necessary for the respective purpose is collected (essentially the email address); identifying notes are deliberately kept brief and neutral. |
| 6 | Control of data disclosure | Transmission takes place exclusively via encrypted connections (TLS/HTTPS). Image and contract data are stored on encrypted object storage (S3 Server-Side Encryption). Data is transferred to subcontractors only to the extent necessary, on the basis of the Data Processing Agreement (DPA) or EU Standard Contractual Clauses. |
| 7 | Input control | Logging of audit-relevant operations at application level, in particular the acceptance of agreements and consents, including timestamps, IP addresses, device information and version hashes, as well as payment events. As the service is operated by a single person, every entry, modification and deletion can be traced back to a single individual. |
| 8 | Availability and Resilience | Database redundancy across multiple AWS zones or regions within the EU or the EEA; automated database snapshots as backups; code and server backups, as well as a pre-configured server image (AMI) for rapid recovery; additional local backup system; documented emergency and recovery plan. |
| 9 | Data Protection Management | The Managing Director of CONTRIMA GmbH is responsible. No data protection officer has been appointed, as there is no legal obligation to do so. Compliance with the information obligations under Article 13 of the GDPR during the activation process; an existing process for handling data subjects’ enquiries; and a register of processing activities maintained in accordance with Article 30 of the GDPR. |
| 10 | Incident Response Management | Firewall updated regularly; documented process for detecting and reporting data breaches in accordance with Articles 33 and 34 of the GDPR, including the immediate notification of the client. |
| 11 | Privacy-friendly default settings | Privacy by default: no data collected beyond what is necessary; image previews only with watermarks; original files provided only after authorisation has been granted; and the right to withdraw consent can be exercised easily via the user interface. |
| 12 | Contract management (sub-processors) | Careful selection; conclusion of data processing agreements or EU Standard Contractual Clauses (Module 3) with all sub-processors, with appropriate safeguards where third countries are involved; notification of the client prior to engaging or replacing sub-processors; ensuring data erasure upon termination of the contract. Currently used: Stripe (payment processing), Amazon Web Services (hosting/storage), DeepL (translation of advert copy). |
Appendix 2: Appointed Sub-processors
Sub-processors included under clause 6.1 of the agreement, to the use of whom you consent:
| Subcontractor (name, address or registered office) |
Scope of services within the framework of data processing |
|---|---|
| Stripe Payments Europe, Ltd. 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock , Dublin, D02 H210, Ireland (“Stripe”) |
Payment processing; in the event of a sale, the purchaser’s payment, identity and transaction data (see also clause 6 of Privacy Policy) |
| Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg (“AWS”) |
Web and database hosting ; storage and processing of image data (originals, variants, archive, exports), including EXIF metadata. Email services (see also section 6 of Privacy Policy) |
| DeepL SE , Maarweg 165 , 50825 Cologne (“DeepL”) |
Where applicable, translation of the recognition note and, where applicable, the collection name into the language of the permanent link (see also 6. from Privacy Policy) |