Zmluva o spracovaní údajov na základe objednávky medzi spoločnosťou CONTRIMA a fotografom/fotografkou
Verzia 2 · 26. 7. 2026
Zmluva o spracovaní údajov medzi spoločnosťou CONTRIMA a fotografom
Medzi
spracovateľom údajov
Contrima GmbH, zastúpenou jej konateľom pánom Markom Reinhardtom, Enzianweg 29, 71384 Weinstadt
(ďalej len „CONTRIMA“)
a
správcom údajov
{photographer_name}
{photographer_address}
{photographer_email}
(ďalej len „ty“)
Preambula
Spoločnosť CONTRIMA poskytuje tebe služby spočívajúce v zabezpečení infraštruktúry na odosielanie fotografií osobám zobrazeným na fotografiách, ako aj v správe zmlúv o licenciách na používanie obrázkov (ďalej len „hlavná zmluva“). Súčasťou plnenia hlavnej zmluvy je spracúvanie osobných údajov zobrazených osôb, ktoré poskytuješ spoločnosti CONTRIMA. Na splnenie požiadaviek GDPR týkajúcich sa takýchto situácií uzatváraš ako prevádzkovateľ v zmysle právnych predpisov o ochrane osobných údajov so spoločnosťou CONTRIMA nasledujúcu zmluvu o spracúvaní údajov na základe poverenia.
1. Predmet/rozsah poverenia
1.1 Spolupráca zmluvných strán v súlade s hlavnou zmluvou so sebou prináša, že spoločnosť CONTRIMA získa prístup k osobným údajom, ktoré jej poskytnete (ďalej len „údaje spracovávané na základe zmluvy“) a spracúva ich výlučne v tvojom mene a podľa tvojich pokynov v zmysle čl. 4 bodu 8 a čl. 28 GDPR.
1.2 Spracovaním môžu byť dotknuté nasledujúce údaje spracovávané na základe poverenia:
| Dotknuté osoby (kategórie) | Druh údajov |
|---|---|
| Zobrazené osoby |
|
| Zákonní zástupcovia zobrazených osôb |
|
| Kontaktné osoby z orgánov (napr. daňové úrady) |
|
1.3 Spôsob a rozsah spracovania údajov týkajúcich sa objednávok sa riadi účelmi hlavnej zmluvy a je na ne obmedzený. Doba trvania spracovania zodpovedá dobe trvania hlavnej zmluvy.
1.4 Spoločnosti CONTRIMA je zakázané spracúvať údaje súvisiace so zákazkou iným spôsobom alebo nad rámec ustanovení uvedených v prílohe 1 a v bode 1.2. To platí aj pre používanie anonymizovaných údajov.
1.5 Spracovanie údajov súvisiacich so zákazkou prebieha výlučne na území Spolkovej republiky Nemecko, v členskom štáte Európskej únie alebo v inom zmluvnom štáte Dohody o Európskom hospodárskom priestore. Každé presunutie do tretej krajiny vyžaduje predchádzajúci písomný súhlas zadávateľa a smie sa uskutočniť len vtedy, ak sú splnené osobitné podmienky uvedené v článkoch 44 až 49 GDPR.
1.6 Ustanovenia tejto zmluvy sa vzťahujú na všetky činnosti súvisiace s hlavnou zmluvou, pri ktorých spoločnosť CONTRIMA a jej zamestnanci alebo osoby poverené spoločnosťou CONTRIMA prichádzajú do styku s osobnými údajmi, ktoré pochádzajú od teba alebo boli zhromaždené v tvojom mene.
2. Tvoje právo vydávať pokyny
2.1 Spoločnosť CONTRIMA spracúva údaje v rámci poverenia výlučne na tvojom základe a podľa tvojich pokynov v zmysle článku 28 GDPR (spracovanie na základe poverenia), čo platí najmä v súvislosti s prenosom osobných údajov do tretej krajiny. Máte výhradné právo vydávať pokyny týkajúce sa druhu, rozsahu a spôsobu spracovateľských činností (ďalej len „právo na vydávanie pokynov“). Ak je spoločnosť CONTRIMA povinná vykonávať ďalšie spracovanie na základe práva Európskej únie alebo členských štátov, ktorým podlieha, oznámi ti tieto právne požiadavky pred začatím spracovania.
2.2 Pokyny spoločnosti CONTRIMA udeľuješ zásadne písomne (e-mailová adresa: info@contrima.com).
2.3 Ak sa spoločnosť CONTRIMA domnieva, že niektorá z vašich pokynov porušuje ustanovenia o ochrane osobných údajov, je povinná vás na to bezodkladne upozorniť. Spoločnosť CONTRIMA je oprávnená pozastaviť vykonávanie príslušného pokynu dovtedy, kým ho zadávateľ nepotvrdí alebo nezmení.
3. Ochranné opatrenia spoločnosti CONTRIMA
3.1 Spoločnosť CONTRIMA je povinná dodržiavať zákonné ustanovenia o ochrane osobných údajov a neposkytovať informácie, ktoré od teba získala, tretím stranám ani im neumožňovať prístup k nim. Údaje je potrebné zabezpečiť proti prístupu neoprávnených osôb s ohľadom na súčasný stav techniky.
3.2 Spoločnosť CONTRIMA ďalej písomne zaviaže všetky osoby, ktorým zverí spracovanie a plnenie tejto zmluvy (ďalej len „zamestnanci“), k zachovaniu dôvernosti (Povinnosť zachovávať dôvernosť, čl. 28 ods. 3 písm. b) GDPR) a s náležitou starostlivosťou zabezpečí dodržiavanie tejto povinnosti. Spoločnosť CONTRIMA ti to na požiadanie preukáže.
3.3 Spoločnosť CONTRIMA zorganizuje vnútropodnikovú štruktúru tak, aby spĺňala osobitné požiadavky na ochranu osobných údajov. Spoločnosť CONTRIMA sa zaväzuje prijať všetky vhodné technické a organizačné opatrenia na primeranú ochranu údajov spracovávaných na základe zmluvy v súlade s článkom 32 GDPR, najmä opatrenia uvedené v prílohe č. 1 k tejto zmluve, a udržiavať ich počas trvania spracúvania údajov spracovávaných na základe zmluvy.
3.4 Spoločnosť CONTRIMA si vyhradzuje právo na zmenu prijatých technických a organizačných opatrení, pričom zabezpečí, aby nebola porušená zmluvne dohodnutá úroveň ochrany. Spoločnosť CONTRIMA ťa bezodkladne písomne informuje, ak existuje dôvod domnievať sa, že opatrenia uvedené v prílohe č. 1 už nie sú dostatočné, a bude s tebou konzultovať ďalšie technické a organizačné opatrenia.
3.5 Na vašu žiadosť spoločnosť CONTRIMA preukáže dodržiavanie technických a organizačných opatrení stanovených v prílohe 1 prostredníctvom vhodných dôkazov.
4. Povinnosti v oblasti informovania a poskytovania podpory
4.1 V prípade porúch, podozrenia z porušenia ochrany údajov alebo porušenia zmluvných záväzkov spoločnosti CONTRIMA, podozrení na bezpečnostné incidenty alebo iných nezrovnalostiach pri spracúvaní údajov v rámci zákazky, ku ktorým došlo v spoločnosti CONTRIMA v rámci zákazky zo strany zamestnancov alebo tretích osôb, vás spoločnosť CONTRIMA bezodkladne, najneskôr však do 24 hodín, informuje písomnou alebo elektronickou formou. To isté platí pre kontroly spoločnosti CONTRIMA vykonávané dozorným orgánom pre ochranu osobných údajov. Oznámenia podľa § 4 ods. 1 veta 1 obsahujú vždy aspoň údaje uvedené v článku 33 ods. 3 GDPR.
4.2 V prípade uvedenej v § 4.1 vám spoločnosť CONTRIMA v rámci primeraných možností poskytne podporu pri plnení svojich príslušných oznamovacích, nápravných a informačných opatrení. Spoločnosť CONTRIMA najmä bezodkladne vykoná potrebné opatrenia na zabezpečenie údajov a na zmiernenie možných nepriaznivých dôsledkov pre dotknuté osoby a bude vás o tom informovať.
4.3 Spoločnosť CONTRIMA sa zaväzuje, že na vašu ústnu alebo písomnú žiadosť vám v primeranej lehote poskytne všetky informácie a doklady potrebné na vykonanie kontroly podľa § 7.1 tejto zmluvy. Okrem toho vám spoločnosť CONTRIMA na vašu žiadosť poskytne komplexný a aktuálny koncept ochrany údajov a bezpečnosti pre spracovanie údajov na základe objednávky, ako aj informácie o osobách s oprávnením na prístup.
5. Ďalšie povinnosti spoločnosti CONTRIMA
5.1 Spoločnosť CONTRIMA je povinná viesť zoznam všetkých kategórií činností spracovania vykonávaných na základe tvojho poverenia v súlade s článkom 30 ods. 2 GDPR. Tento zoznam ti musí byť na požiadanie poskytnutý.
5.2 Ak by boli údaje spracovávané na základe vašej objednávky v spoločnosti CONTRIMA ohrozené exekúciou alebo zabavením, v dôsledku konkurzného alebo vyrovnávacieho konania alebo v dôsledku iných udalostí či opatrení tretích strán, spoločnosť CONTRIMA vás o tom bezodkladne informuje, pokiaľ to nezakazuje súdne alebo úradné nariadenie. Spoločnosť CONTRIMA v tejto súvislosti bezodkladne informuje všetky príslušné orgány o tom, že rozhodovacia právomoc nad údajmi prináleží výlučne zadávateľovi ako „správcovi“ v zmysle GDPR.
6. Vzťahy so subdodávateľmi
6.1 Zmluvne dohodnuté plnenia sa vykonávajú za účasti subdodávateľov uvedených v prílohe č. 2. Spoločnosť CONTRIMA je v rámci svojich zmluvných záväzkov oprávnená uzatvárať zmluvy o subdodávkach so subdodávateľmi („vzťah so subdodávateľom“). Pred nadviazaním ďalších vzťahov so subdodávateľmi ťa spoločnosť CONTRIMA písomne alebo elektronicky informuje v zmysle čl. 28 ods. 2 GDPR s lehotou štyroch týždňov. Proti tejto zmene môžeš vznieť námietku do dvoch týždňov od doručenia uvedeného oznámenia.
6.2 Vzťah so subdodávateľom v zmysle týchto ustanovení neexistuje, ak spoločnosť CONTRIMA poverí tretie strany poskytovaním služieb, ktoré možno považovať za čisto vedľajšie služby. Patria sem napr. poštové alebo telekomunikačné služby bez konkrétneho vzťahu k službám, ktoré spoločnosť CONTRIMA poskytuje pre vás, ako aj ďalšie opatrenia na zabezpečenie dôvernosti, dostupnosti, integrity a odolnosti hardvéru a softvéru zariadení na spracovanie údajov.
7. Kontrolné práva
7.1 Máte právo sa pravidelne presvedčiť o dodržiavaní ustanovení tejto zmluvy, najmä o zavádzaní a dodržiavaní technických a organizačných opatrení podľa § 3.3 tejto dohody. Na tento účel si môžeš napríklad vyžiadať informácie alebo si nechať predložiť certifikáty či výsledky interných kontrol, prípadne si nechať osobne alebo prostredníctvom kvalifikovanej tretej strany skontrolovať technické a organizačné opatrenia spoločnosti CONTRIMA v bežných pracovných hodinách, pokiaľ táto tretia strana nie je v konkurenčnom vzťahu so spoločnosťou CONTRIMA.
7.2 Kontroly budeš vykonávať len v nevyhnutnom rozsahu a budeš primerane zohľadňovať prevádzkové procesy spoločnosti CONTRIMA. O termíne a spôsobe kontroly sa strany dohodnú včas.
7.3 Výsledok kontroly zdokumentuješ a oznámiš spoločnosti CONTRIMA. V prípade chýb alebo nezrovnalostí, ktoré zistíš najmä pri kontrole výsledkov zákazky, bezodkladne o tom informuješ spoločnosť CONTRIMA.
8. Práva dotknutých osôb
8.1 Spoločnosť CONTRIMA ťa v rámci možností podporí vhodnými technickými a organizačnými opatreniami pri plnení tvojich povinností podľa článkov 12 až 22 a článkov 32 až 36 GDPR. Spoločnosť CONTRIMA ti bezodkladne, najneskôr však do 7 pracovných dní, poskytne požadované informácie o údajoch spracovaných na základe zmluvy, pokiaľ tieto informácie nemáš k dispozícii ty sám.
8.2 Ak dotknutá osoba uplatní svoje práva podľa článkov 16 až 18 GDPR, spoločnosť CONTRIMA je povinná na základe tvojich pokynov bezodkladne, najneskôr však do 7 pracovných dní, opraviť, vymazať alebo obmedziť spracovanie údajov získaných na základe zmluvy o spracovaní. Spoločnosť CONTRIMA ti na požiadanie písomne potvrdí vymazanie, opravu alebo obmedzenie údajov.
8.3 Ak dotknutá osoba uplatní svoje práva, napríklad právo na poskytnutie informácií, opravu alebo vymazanie svojich údajov, priamo voči spoločnosti CONTRIMA, spoločnosť CONTRIMA túto žiadosť bezodkladne postúpi tebe a bude čakať na tvoje pokyny. Bez príslušných konkrétnych pokynov spoločnosť CONTRIMA nebude kontaktovať dotknutú osobu.
9. Trvanie a výpoveď
9.1 Trvanie tejto zmluvy zodpovedá trvaniu hlavnej zmluvy. V prípade pochybností sa výpoveď hlavnej zmluvy považuje aj za výpoveď tejto zmluvy a výpoveď tejto zmluvy za výpoveď hlavnej zmluvy.
9.2 Kedykoľvek máš právo na mimoriadne vypovedanie tejto zmluvy z dôležitého dôvodu. Dôležitý dôvod nastáva, ak spoločnosť CONTRIMA neplní svoje povinnosti vyplývajúce z tejto zmluvy, úmyselne alebo z hrubej nedbanlivosti poruší ustanovenia GDPR alebo nemôže alebo nechce vykonať pokyn. V prípade jednoduchých – t. j. ani úmyselných, ani hrubo nedbanlivých – porušení najprv stanovíš spoločnosti CONTRIMA primeranú lehotu, v rámci ktorej môže spoločnosť CONTRIMA porušenie odstrániť. Po bezvýslednom uplynutí tejto lehoty máš právo na mimoriadne vypovedanie zmluvy.
10. Vymazanie a vrátenie po ukončení zmluvy
10.1 Spoločnosť CONTRIMA ti po ukončení hlavnej zmluvy alebo kedykoľvek na požiadanie vráti všetky údaje zverené spoločnosti CONTRIMA alebo ich na požiadanie, pokiaľ neexistuje zákonná lehota na uchovávanie, úplne a neodvolateľne vymaže. To platí aj pre kópie údajov z objednávky, ktoré má spoločnosť CONTRIMA k dispozícii, ako napríklad zálohy údajov, nie však pre dokumentáciu, ktorá slúži na preukázanie riadneho a v súlade s objednávkou vykonaného spracovania údajov z objednávky. Takúto dokumentáciu je spoločnosť CONTRIMA povinná uchovávať po dobu trvania zákonných lehôt uchovávania.
10.2 Máš právo vhodným spôsobom skontrolovať úplné a zmluvne riadne vrátenie alebo vymazanie údajov zo spoločnosti CONTRIMA.
10.3 Spoločnosť CONTRIMA je povinná aj po ukončení hlavnej zmluvy zachovávať dôvernosť údajov, ktoré sa jej stali známe v súvislosti s hlavnou zmluvou.
11. Zodpovednosť
11.1 Zodpovednosť zmluvných strán sa riadi článkom 82 GDPR. Zodpovednosť spoločnosti CONTRIMA voči tebe za porušenie povinností vyplývajúcich z tejto zmluvy alebo z hlavnej zmluvy tým nie je dotknutá.
11.2 Zmluvné strany sa navzájom oslobodzujú od zodpovednosti, ak jedna zo strán preukáže, že v žiadnom ohľade nie je zodpovedná za okolnosť, v dôsledku ktorej došlo k škode u dotknutej osoby. § 11 ods. 2 veta 1 sa primerane uplatňuje v prípade uloženia pokuty jednej zo strán, pričom oslobodenie od zodpovednosti sa uskutoční v rozsahu, v akom druhá strana nesie podiel zodpovednosti za porušenie, za ktoré bola pokuta uložená.
12. Záverečné ustanovenia
12.1 Zmeny a doplnenia tejto dohody musia mať písomnú formu v zmysle čl. 28 ods. 9 GDPR. To platí aj pre vzdanie sa tejto formálnej požiadavky.
12.2 V prípade pochybností majú ustanovenia tejto zmluvy prednosť pred ustanoveniami hlavnej zmluvy. Ak by sa jednotlivé ustanovenia tejto dohody ukázali ako úplne alebo čiastočne neplatné alebo nevykonateľné, alebo by sa stali neplatnými alebo nevykonateľnými v dôsledku zmien v právnych predpisoch po uzavretí zmluvy, neovplyvní to platnosť ostatných ustanovení. Na miesto neplatného alebo nevykonateľného ustanovenia nastúpi platné a vykonateľné ustanovenie, ktoré sa čo najviac približuje zmyslu a účelu neplatného ustanovenia.
12.3 Táto zmluva sa riadi právom Spolkovej republiky Nemecko. Spoločnosť CONTRIMA sprístupňuje tieto podmienky v rôznych jazykových verziách pre lepšiu zrozumiteľnosť. V prípade rozporov je rozhodujúca anglická jazyková verzia tejto zmluvy o spracovaní údajov v rámci zákazky.
Príloha 1: Technické a organizačné opatrenia
1. Technické a organizačné bezpečnostné opatrenia
Spoločnosť CONTRIMA je povinná prijať vhodné technické a organizačné opatrenia tak, aby sa spracovanie údajov na základe zmluvy uskutočňovalo v súlade so zákonnými požiadavkami a aby bola primeraným spôsobom zabezpečená ochrana práv dotknutej osoby.
2. Vnútropodniková organizácia
Spoločnosť CONTRIMA zariadi svoju vnútropodnikovú organizáciu tak, aby spĺňala osobitné požiadavky na ochranu údajov. Pri tom je potrebné prijať najmä opatrenia, ktoré sú primerané vzhľadom na druh údajov alebo kategórií údajov, ktoré sa majú chrániť.
3. Konkrétne opatrenia
Konkrétne sa stanovujú nasledujúce opatrenia, ktoré slúžia na implementáciu požiadaviek článku 32 GDPR:
| Č. | Opatrenie | Uplatňovanie opatrenia |
|---|---|---|
| 1 | Kontrola prístupu | Produkčné spracovanie údajov prebieha výlučne v cloude AWS; fyzické zariadenia na spracovanie údajov sú tam zabezpečené spoločnosťou AWS (pozri AVV a certifikácie AWS). Správa prebieha z pracoviska chráneného prístupovými oprávneniami, ktoré sa nachádza v uzamykateľných, verejnosti neprístupných priestoroch za firewallom. Neexistuje žiadny kontakt s verejnosťou a spoločnosť nedisponuje vlastnými serverovými miestnosťami. |
| 2 | Kontrola prístupu | Prístup do systému je možný iba prostredníctvom osobného prihlásenia pomocou používateľského mena a hesla. Administrátorské a AWS prístupy sú chránené silnými heslami a dvojfaktorovou autentifikáciou. Koncové zariadenia sú zabezpečené prihlásením do operačného systému, firewallom a šifrovaním pevných diskov. |
| 3 | Kontrola prístupu | Koncepcia rolí a oprávnení v aplikácii s centrálnou kontrolou oprávnení, kontrolou na strane servera na všetkých koncových bodoch, ktoré menia dáta, ochranou proti CSRF, ako aj výlučne parametrizovaným prístupom k databáze. Na úrovni infraštruktúry minimálny počet správcov (prevádzka s jedným správcom) a prideľovanie oprávnení podľa princípu minimálnych oprávnení. |
| 4 | Kontrola oddelenia | Logické oddelenie všetkých údajov podľa jednotlivých fotografov prostredníctvom jednoznačného priradenia vlastníctva; oddelené produkčné prostredie. Logické oddelenie je postačujúce. |
| 5 | Pseudonymizácia / minimalizácia údajov | Prístup externých osôb prostredníctvom náhodných, neuhádnuteľných tokenov (trvalý odkaz). Zhromažďujú sa len údaje potrebné na daný účel (v podstate e-mailová adresa); poznámky slúžiace na identifikáciu sú zámerne stručné a neutrálne. |
| 6 | Kontrola prenosu | Prenos výlučne cez šifrované spojenia (TLS/HTTPS). Ukladanie obrazových a zmluvných údajov na šifrovanom objektovom úložisku (S3 Server-Side Encryption). Prenos subdodávateľom len v nevyhnutnom rozsahu na základe zmluvy o spracovaní údajov (AVV) alebo štandardných zmluvných doložiek EÚ. |
| 7 | Kontrola zadávania údajov | Protokolovanie operácií relevantných pre dokladovanie na úrovni aplikácie, najmä prijatia dohôd a súhlasov s časovou pečiatkou, IP adresou, informáciami o zariadení a hash kódom verzie, ako aj platobných udalostí. Vďaka prevádzke s jedným zamestnancom je možné každé zadanie, zmenu a vymazanie priradiť k jedinej konajúcej osobe. |
| 8 | Dostupnosť a odolnosť | Redundantná databáza rozložená do viacerých zón alebo regiónov AWS v rámci EÚ alebo EHP; automatické snímky databázy ako záloha; zálohy kódu a serverov, ako aj pripravený obraz servera (AMI) na rýchlu obnovu; dodatočný lokálny zálohovací systém; zdokumentovaný núdzový plán a plán obnovenia prevádzky. |
| 9 | Správa ochrany osobných údajov | Zodpovednou osobou je konateľ spoločnosti CONTRIMA GmbH. Poverenec pre ochranu osobných údajov nebol vymenovaný, keďže neexistuje zákonná povinnosť jeho vymenovania. Plnenie informačných povinností podľa článku 13 GDPR v rámci procesu aktivácie, existujúci proces na vybavovanie žiadostí dotknutých osôb, ako aj vedený zoznam činností spracúvania podľa článku 30 GDPR. |
| 10 | Riadenie reakcie na incidenty | Firewall s pravidelnou aktualizáciou; zdokumentovaný postup na zisťovanie a hlásenie porušení ochrany osobných údajov podľa článkov 33 a 34 GDPR vrátane bezodkladného informovania zadávateľa. |
| 11 | Predvolené nastavenia zohľadňujúce ochranu osobných údajov | Ochrana súkromia ako predvolené nastavenie: žiadne zhromažďovanie údajov nad rámec nevyhnutného, náhľady obrázkov iba s vodoznakom a sprístupnenie originálov až po udelení súhlasu, ako aj jednoduché uplatnenie práva na odvolanie súhlasu prostredníctvom používateľského rozhrania. |
| 12 | Kontrola zadaných zákaziek (subdodávatelia spracúvajúci údaje) | Starostlivý výber; uzatvorenie zmluvy o spracovaní údajov alebo štandardných zmluvných doložiek EÚ (modul 3) so všetkými subdodávateľmi, v prípade tretích krajín s vhodnými zárukami; informovanie zadávateľa pred zapojením alebo nahradením; zabezpečenie vymazania údajov po ukončení zmluvy. V súčasnosti sa využívajú: Stripe (spracovanie platieb), Amazon Web Services (hosting/ukladanie), DeepL (preklad textov inzerátov). |
Príloha 2: Poverení subdodávatelia
Subdodávatelia zahrnutí podľa bodu 6.1 dohody, s ktorých využitím súhlasíš:
| Subdodávatelia (názov, adresa resp. sídlo) |
Predmet plnenia v rámci spracovania údajov |
|---|---|
| Stripe Payments Europe, Ltd. 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock Dublin, D02 H210, Írsko („Stripe“) |
Spracovanie platieb; v prípade predaja platobné údaje, údaje o totožnosti a údaje o transakcii kupujúceho (pozri tiež bod 6 z Zásady ochrany osobných údajov) |
| Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembursko („AWS“) |
Hosting webových stránok a databáz; ukladanie a spracovanie obrazových údajov (originály, varianty, archív, exporty) vrátane metadát EXIF. E-mailové služby (pozri tiež bod 6 z Zásady ochrany osobných údajov) |
| DeepL SE , Maarweg 165 , 50825 Kolín nad Rýnom („DeepL“) |
V prípade potreby preklad poznámky o rozpoznaní a prípadne názvu zbierky do jazyka trvalého odkazu (pozri tiež bod 6 z Zásady ochrany osobných údajov) |
Verzia 2 · 26. 7. 2026
Data Processing Agreement between CONTRIMA and the Photographer
Between
the data processor
Contrima GmbH, represented by its managing director Mr Mark Reinhardt, Enzianweg 29, 71384 Weinstadt
(hereinafter ‘CONTRIMA’)
and
the Data Controller
{photographer_name}
{photographer_address}
{photographer_email}
(hereinafter “you”)
Preamble
CONTRIMA provides services to you for the provision of an infrastructure for the transmission of photographs to the persons depicted therein, as well as for the management of image licence agreements (hereinafter: “Main Contract”). Part of the performance of the Main Contract involves the processing of personal data relating to the persons depicted, which you transmit to CONTRIMA. In order to comply with the requirements of the GDPR in such circumstances, you, as the data controller within the meaning of data protection law, enter into the following data processing agreement with CONTRIMA.
1. Subject matter/scope of the engagement
1.1 The cooperation between the parties in accordance with the Main Contract entails that CONTRIMA will have access to personal data provided by you (hereinafter ‘Processed Data’) and that it processes this data exclusively on your behalf and in accordance with your instructions within the meaning of Article 4(8) and Article 28 of the GDPR.
1.2 The following data subject categories may be affected by the processing:
| Data subjects (categories) | Type of data |
|---|---|
| Persons depicted |
|
| Legal guardians of the persons depicted |
|
| Contact persons at public authorities (e.g. tax authorities) |
|
1.3 The nature and scope of the processing of order data are determined by the purposes of the main contract and are limited to these. The duration of the processing corresponds to the term of the main contract.
1.4 CONTRIMA is prohibited from processing contract data in any manner that deviates from or goes beyond the provisions set out in Annex 1 and clause 1.2. This also applies to the use of anonymised data.
1.5 The processing of order data shall take place exclusively within the territory of the Federal Republic of Germany, in a Member State of the European Union or in another State party to the Agreement on the European Economic Area. Any transfer to a third country requires the prior written consent of the client and may only take place if the specific conditions set out in Articles 44 to 49 of the GDPR are met.
1.6 The provisions of this contract apply to all activities related to the main contract in which CONTRIMA and its employees or persons commissioned by CONTRIMA come into contact with personal data originating from you or collected on your behalf.
2. Your authority to issue instructions
2.1 CONTRIMA shall process the contract data only within the scope of the contract and exclusively on your behalf and in accordance with your instructions within the meaning of Article 28 of the GDPR (processing on behalf of a controller); this applies in particular to the transfer of personal data to a third country. You have the sole right to issue instructions regarding the nature, scope and method of the processing activities (hereinafter also referred to as the ‘right to issue instructions’). If CONTRIMA is obliged to carry out further processing under the law of the European Union or the Member States to which it is subject, CONTRIMA shall inform you of these legal requirements prior to processing.
2.2 Instructions to CONTRIMA must, as a general rule, be given by you in writing (email address: info@contrima.com).
2.3 If CONTRIMA considers that one of your instructions contravenes data protection regulations, CONTRIMA must inform you of this without delay. CONTRIMA is entitled to suspend the implementation of the instruction in question until it is confirmed or amended by the client.
3. CONTRIMA’s protective measures
3.1 CONTRIMA is obliged to comply with the statutory provisions on data protection and not to disclose the information obtained from you to third parties or to prevent them from accessing it. Data must be secured against unauthorised access, taking into account the state of the art.
3.2 Furthermore, CONTRIMA shall require all persons entrusted by CONTRIMA with the processing and performance of this contract (hereinafter referred to as ‘employees’) to undertake in writing to maintain confidentiality (Obligation of confidentiality, Article 28(3)(b) of the GDPR) and shall ensure compliance with this obligation with due care. CONTRIMA shall provide you with evidence of this upon request.
3.3 CONTRIMA shall organise its internal operations in such a way as to meet the specific requirements of data protection. CONTRIMA undertakes to implement all appropriate technical and organisational measures to ensure the adequate protection of the commissioned data in accordance with Article 32 of the GDPR, in particular the measures set out in Annex 1 to this contract, and to maintain these for the duration of the processing of the commissioned data.
3.4 CONTRIMA reserves the right to amend the technical and organisational measures put in place, whilst ensuring that the level of protection agreed in the contract is not compromised. CONTRIMA must inform you in writing without delay if there is reason to believe that the measures set out in Annex 1 are no longer sufficient, and will consult with you regarding further technical and organisational measures.
3.5 At your request, CONTRIMA shall demonstrate compliance with the technical and organisational measures set out in Annex 1 by providing appropriate evidence.
4. Obligations to provide information and support
4.1 In the event of disruptions, suspected data breaches or breaches of CONTRIMA’s contractual obligations, suspected security incidents or other irregularities in the processing of the contract data, whether by persons employed by CONTRIMA in the context of the contract or by third parties, CONTRIMA shall inform you without delay, but at the latest within 24 hours, in writing or by electronic means. The same applies to inspections of CONTRIMA by the data protection supervisory authority. Notifications pursuant to Section 4(1), first sentence, shall in each case contain at least the information specified in Article 33(3) of the GDPR.
4.2 In the event referred to in Section 4.1, CONTRIMA shall assist you, to the extent reasonably practicable, in fulfilling its relevant obligations to provide information, take remedial action and keep you informed. In particular, CONTRIMA shall immediately implement the necessary measures to secure the data and to mitigate any potential adverse consequences for the data subjects, and shall inform you accordingly.
4.3 CONTRIMA undertakes to provide you, upon your verbal or written request and within a reasonable period, with all information and evidence necessary to carry out an audit in accordance with § 7.1 of this contract. Furthermore, at your request, CONTRIMA will provide you with a comprehensive and up-to-date data protection and security policy for the processing of personal data, as well as a list of authorised access holders.
5. Other obligations of CONTRIMA
5.1 CONTRIMA is obliged to maintain a record of all categories of processing activities carried out on your behalf in accordance with Article 30(2) of the GDPR. This record must be made available to you upon request.
5.2 Should the data processed on your behalf at CONTRIMA be at risk due to attachment or seizure, insolvency or composition proceedings, or other events or measures taken by third parties, CONTRIMA must inform you of this without delay, provided this is not prohibited by a court or official order. In this context, CONTRIMA shall immediately inform all relevant authorities that decision-making authority over the data lies exclusively with the client as the ‘controller’ within the meaning of the GDPR.
6. Subcontracting
6.1 The contractually agreed services shall be performed with the involvement of the subcontractors listed in Annex 2. CONTRIMA is authorised, within the scope of its contractual obligations, to enter into subcontracting relationships with subcontractors (‘subcontracting relationship’). Before entering into any further subcontracting relationships, CONTRIMA shall inform you in writing or by electronic means in accordance with Article 28(2) of the GDPR, giving four weeks’ notice. You may object to the change within two weeks of receiving the aforementioned notification.
6.2 A subcontracting relationship within the meaning of these provisions does not exist if CONTRIMA commissions third parties to provide services that are to be regarded as purely ancillary services. These include, for example, postal or telecommunications services with no specific connection to the services CONTRIMA provides for you, as well as other measures to ensure the confidentiality, availability, integrity and resilience of the hardware and software of data processing systems.
7. Rights of inspection
7.1 You are entitled to verify, on a regular basis, compliance with the provisions of this contract, in particular the implementation of and compliance with the technical and organisational measures set out in clause 3.3 of this agreement. To this end, you may, for example, request information, ask to be provided with certifications or internal audit reports, or have CONTRIMA’s technical and organisational measures inspected yourself during normal business hours or by a competent third party, provided that such third party is not in competition with CONTRIMA.
7.2 You shall carry out inspections only to the extent necessary and shall take due account of CONTRIMA’s operational processes. The parties shall agree in good time on the timing and nature of the inspection.
7.3 You shall document the results of the audit and notify CONTRIMA thereof. In the event of errors or irregularities which you identify, in particular when auditing the results of orders, you shall inform CONTRIMA without delay.
8. Rights of data subjects
8.1 CONTRIMA shall, where possible, support you with appropriate technical and organisational measures in fulfilling your obligations under Articles 12 to 22 and Articles 32 to 36 of the GDPR. CONTRIMA shall provide you with the requested information regarding processing data without delay, but no later than within 7 working days, unless you already have the relevant information yourself.
8.2 If a data subject exercises their rights under Articles 16 to 18 of the GDPR, CONTRIMA is obliged, on your instructions, to rectify, erase or restrict the processing of the data without undue delay, and at the latest within 7 working days. CONTRIMA will provide you with written confirmation of the erasure, rectification or restriction of the data upon request.
8.3 If a data subject exercises rights – such as the right to access, rectification or erasure of their data – directly against CONTRIMA, CONTRIMA shall forward this request to you without delay and await your instructions. CONTRIMA shall not contact the data subject without specific instructions to do so.
9. Term and Termination
9.1 The term of this contract corresponds to the term of the main contract. In case of doubt, termination of the main contract shall also be deemed to be termination of this contract, and termination of this contract shall be deemed to be termination of the main contract.
9.2 You are entitled at any time to terminate this contract extraordinarily for good cause. Good cause shall be deemed to exist if CONTRIMA fails to fulfil its obligations under this contract, breaches provisions of the GDPR intentionally or through gross negligence, or is unable or unwilling to carry out an instruction. In the case of minor breaches – i.e. those that are neither intentional nor due to gross negligence – you shall first set CONTRIMA a reasonable period within which CONTRIMA may remedy the breach. Once this period has expired without result, you shall then be entitled to terminate this contract without notice.
10. Deletion and Return upon Termination of the Contract
10.1 Upon termination of the main contract or at any time upon request, CONTRIMA shall return to you all data provided to CONTRIMA or, upon request, delete it completely and irrevocably, provided that no statutory retention period applies. This also applies to copies of the order data held by CONTRIMA, such as data backups, but not to documentation serving as evidence of the proper and compliant processing of the order data. Such documentation must be retained by CONTRIMA for the duration of the statutory retention periods.
10.2 You have the right to verify, in an appropriate manner, that the data has been returned or deleted by CONTRIMA in full and in accordance with the contract.
10.3 CONTRIMA is obliged to treat as confidential any data that has come to its knowledge in connection with the main contract, even after the main contract has ended.
11. Liability
11.1 The liability of the parties is governed by Article 82 of the GDPR. This does not affect CONTRIMA’s liability towards you for any breach of obligations arising from this contract or the main contract.
11.2 Each party shall be exempt from liability if it proves that it is in no way responsible for the circumstance that caused the damage to a data subject. Section 11(2), first sentence, shall apply mutatis mutandis in the event of a fine being imposed on a party, whereby the indemnification shall apply to the extent that the other party bears a share of the responsibility for the infringement sanctioned by the fine.
12. Final Provisions
12.1 Any amendments or additions to this agreement must be made in writing in accordance with Article 28(9) of the GDPR. This also applies to any waiver of this formal requirement.
12.2 In the event of any doubt, the provisions of this Agreement shall take precedence over those of the main contract. Should any individual provisions of this Agreement prove to be wholly or partially invalid or unenforceable, or should they become invalid or unenforceable as a result of legislative changes following the conclusion of the Agreement, this shall not affect the validity of the remaining provisions. The invalid or unenforceable provision shall be replaced by a valid and enforceable provision that comes as close as possible to the meaning and purpose of the invalid provision.
12.3 This contract is governed by the law of the Federal Republic of Germany. CONTRIMA provides these terms and conditions in a variety of language versions for the sake of clarity. In the event of any discrepancies, the English version of this Data Processing Agreement shall prevail.
Appendix 1: Technical and organisational measures
1. Technical and Organisational Security Measures
CONTRIMA is obliged to implement appropriate technical and organisational measures to ensure that the processing of the commissioned data is carried out in accordance with the statutory requirements and that the rights of the data subject are adequately safeguarded.
2. Internal Organisation
CONTRIMA shall structure its internal organisation in such a way as to meet the specific requirements of data protection. In particular, measures must be taken that are appropriate to the nature of the data or categories of data to be protected.
3. Specification of individual measures
Specifically, the following measures are set out to implement the requirements of Article 32 of the GDPR:
| No. | Measure | Implementation of the measure |
|---|---|---|
| 1 | Access control | Productive data processing takes place exclusively in the AWS cloud; the physical data processing facilities there are secured by AWS (see AWS Terms of Service and certifications). Administration is carried out from an access-controlled workstation in lockable, non-publicly accessible rooms behind a firewall. There is no public access and no dedicated server rooms. |
| 2 | Access Control | System access is granted only via personal login with a username and password. Administrative and AWS accesses are protected by strong passwords and two-factor authentication. End devices are secured by operating system login, a firewall and disk encryption. |
| 3 | Access control | Role- and authorisation-based concept within the application, featuring centralised authorisation checks, server-side validation on all endpoints that modify data, protection against CSRF, and exclusively parameterised database access. At the infrastructure level, a minimum number of administrators (single-person operation) and the granting of rights in accordance with the principle of least privilege. |
| 4 | Segregation of duties | Multi-tenant logical separation of all data for each photographer via a unique owner assignment; separate production environment. Logical separation is sufficient. |
| 5 | Pseudonymisation / Data minimisation | Access for external parties via random, non-guessable tokens (permanent link). Only the data necessary for the respective purpose is collected (essentially the email address); identifying notes are deliberately kept brief and neutral. |
| 6 | Control of data disclosure | Transmission takes place exclusively via encrypted connections (TLS/HTTPS). Image and contract data are stored on encrypted object storage (S3 Server-Side Encryption). Data is transferred to subcontractors only to the extent necessary, on the basis of the Data Processing Agreement (DPA) or EU Standard Contractual Clauses. |
| 7 | Input control | Logging of audit-relevant operations at application level, in particular the acceptance of agreements and consents, including timestamps, IP addresses, device information and version hashes, as well as payment events. As the service is operated by a single person, every entry, modification and deletion can be traced back to a single individual. |
| 8 | Availability and Resilience | Database redundancy across multiple AWS zones or regions within the EU or the EEA; automated database snapshots as backups; code and server backups, as well as a pre-configured server image (AMI) for rapid recovery; additional local backup system; documented emergency and recovery plan. |
| 9 | Data Protection Management | The Managing Director of CONTRIMA GmbH is responsible. No data protection officer has been appointed, as there is no legal obligation to do so. Compliance with the information obligations under Article 13 of the GDPR during the activation process; an existing process for handling data subjects’ enquiries; and a register of processing activities maintained in accordance with Article 30 of the GDPR. |
| 10 | Incident Response Management | Firewall updated regularly; documented process for detecting and reporting data breaches in accordance with Articles 33 and 34 of the GDPR, including the immediate notification of the client. |
| 11 | Privacy-friendly default settings | Privacy by default: no data collected beyond what is necessary; image previews only with watermarks; original files provided only after authorisation has been granted; and the right to withdraw consent can be exercised easily via the user interface. |
| 12 | Contract management (sub-processors) | Careful selection; conclusion of data processing agreements or EU Standard Contractual Clauses (Module 3) with all sub-processors, with appropriate safeguards where third countries are involved; notification of the client prior to engaging or replacing sub-processors; ensuring data erasure upon termination of the contract. Currently used: Stripe (payment processing), Amazon Web Services (hosting/storage), DeepL (translation of advert copy). |
Appendix 2: Appointed Sub-processors
Sub-processors included under clause 6.1 of the agreement, to the use of whom you consent:
| Subcontractor (name, address or registered office) |
Scope of services within the framework of data processing |
|---|---|
| Stripe Payments Europe, Ltd. 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock , Dublin, D02 H210, Ireland (“Stripe”) |
Payment processing; in the event of a sale, the purchaser’s payment, identity and transaction data (see also clause 6 of Privacy Policy) |
| Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg (“AWS”) |
Web and database hosting ; storage and processing of image data (originals, variants, archive, exports), including EXIF metadata. Email services (see also section 6 of Privacy Policy) |
| DeepL SE , Maarweg 165 , 50825 Cologne (“DeepL”) |
Where applicable, translation of the recognition note and, where applicable, the collection name into the language of the permanent link (see also 6. from Privacy Policy) |