Договор об обработке данных по заказу между CONTRIMA и фотографом
Версия 2 · 26 июл. 2026 г.
Договор об обработке данных по заказу между CONTRIMA и фотографом
Между
обработчиком данных
Contrima GmbH, в лице её управляющего г-на Марка Рейнхардта, Enzianweg 29, 71384 Вайнштадт
(далее «CONTRIMA»)
и
контролером
{photographer_name}
{photographer_address}
{photographer_email}
(далее «Ты»)
Преамбула
CONTRIMA предоставляет Вам услуги по обеспечению инфраструктуры для передачи фотографий изображённым лицам, а также по управлению договорами лицензирования изображений (далее — «Основной договор»). Частью исполнения Основного договора является обработка персональных данных изображённых лиц, которые Ты передаёшь компании CONTRIMA. В целях соблюдения требований Общего регламента по защите данных (GDPR) в отношении подобных ситуаций Ты, как ответственное лицо в понимании законодательства о защите данных, заключаешь с компанией CONTRIMA нижеследующий договор об обработке данных по поручению.
1. Предмет/объем поручения
1.1 Сотрудничество сторон в соответствии с Основным договором предполагает, что CONTRIMA получает доступ к предоставленным Вами персональным данным (далее — «данные по поручению») и обрабатывает их исключительно по вашему поручению и в соответствии с вашими указаниями в значении ст. 4 п. 8 и ст. 28 ОРЗД.
1.2 Обработка может затрагивать следующие данные по поручению:
| Заинтересованные лица (категории) | Тип данных |
|---|---|
| Изображённые лица |
|
| Опекуны лиц, изображенных на фотографиях |
|
| Контактные лица в государственных органах (например, налоговые органы) |
|
1.3 Характер и объем обработки данных заказа определяются целями основного договора и ограничиваются ими. Срок обработки соответствует сроку действия основного договора.
1.4 Компании CONTRIMA запрещается осуществлять обработку данных заказа иным образом или в объеме, выходящем за рамки положений Приложения 1, а также пункта 1.2. Это относится также к использованию анонимизированных данных.
1.5 Обработка данных заказа осуществляется исключительно на территории Федеративной Республики Германии, в одном из государств-членов Европейского Союза или в другом государстве — участнике Соглашения о Европейском экономическом пространстве. Любой перенос обработки данных в третью страну требует предварительного письменного согласия Заказчика и может осуществляться только при соблюдении особых условий, предусмотренных статьями 44–49 Общего регламента по защите данных (GDPR).
1.6 Положения настоящего договора применяются ко всем видам деятельности, связанным с основным договором, в ходе которых компания CONTRIMA и её сотрудники или уполномоченные ею лица вступают в контакт с персональными данными, полученными от тебя или собранными для тебя.
2. Ваше право давать указания
2.1 CONTRIMA обрабатывает данные по заказу только в рамках данного поручения и исключительно по Вашему поручению и в соответствии с Вашими указаниями в значении статьи 28 ОРЗД (обработка по поручению); это относится, в частности, к передаче персональных данных в третью страну. Вы обладаете исключительным правом давать указания относительно характера, объема и методов обработки данных (далее также «право давать указания»). Если CONTRIMA обязана осуществлять дополнительную обработку в соответствии с законодательством Европейского Союза или государств-членов, которому она подчиняется, CONTRIMA уведомляет вас об этих правовых требованиях до начала обработки.
2.2 Указания компании CONTRIMA, как правило, даются Вами в письменной форме (адрес электронной почты: info@contrima.com).
2.3 Если CONTRIMA считает, что одно из Ваших указаний нарушает положения законодательства о защите данных, CONTRIMA обязана немедленно уведомить Вас об этом. CONTRIMA вправе приостановить выполнение соответствующего указания до тех пор, пока оно не будет подтверждено или изменено Заказчиком.
3. Меры защиты со стороны CONTRIMA
3.1 CONTRIMA обязана соблюдать законодательные положения о защите данных и не передавать полученную от вас информацию третьим лицам или ограничивать их доступ к ней. Данные должны быть защищены от ознакомления посторонними лицами с учетом современного уровня техники.
3.2 Кроме того, CONTRIMA обязует всех лиц, которым CONTRIMA поручает обработку данных и исполнение настоящего договора (далее именуемых «сотрудники»), в письменной форме соблюдать конфиденциальность (обязательство о конфиденциальности, ст. 28, п. 3, подп. b Общего регламента по защите данных (GDPR)) и с должной тщательностью обеспечит соблюдение этого обязательства. По Вашему запросу компания CONTRIMA предоставит Вам подтверждение этого.
3.3 CONTRIMA организует внутреннюю структуру компании таким образом, чтобы она соответствовала особым требованиям в области защиты данных. CONTRIMA обязуется принять все надлежащие технические и организационные меры для адекватной защиты данных, обрабатываемых по заказу, в соответствии со ст. 32 ОРЗД, в частности меры, перечисленные в Приложении 1 к настоящему договору, и поддерживать их в силе на протяжении всего срока обработки данных, обрабатываемых по заказу.
3.4 CONTRIMA оставляет за собой право вносить изменения в принятые технические и организационные меры, при этом CONTRIMA гарантирует, что уровень защиты не будет ниже согласованного в договоре. CONTRIMA обязана незамедлительно уведомить Вас в письменной форме, если есть основания полагать, что меры, указанные в Приложении 1, больше не являются достаточными, и согласовать с Вами дальнейшие технические и организационные меры.
3.5 По Вашему запросу CONTRIMA подтвердит соблюдение технических и организационных мер, определенных в Приложении 1, с помощью соответствующих доказательств.
4. Обязанности по предоставлению информации и оказанию поддержки
4.1 В случае сбоев, подозрений в нарушении требований о защите данных или нарушении договорных обязательств со стороны CONTRIMA, подозрений в инцидентах, связанных с безопасностью, или других нарушений при обработке данных по заказу, совершаемых в CONTRIMA в рамках данного заказа нанятыми лицами или третьими лицами, CONTRIMA незамедлительно, но не позднее чем в течение 24 часов, уведомит вас об этом в письменной или электронной форме. То же самое относится к проверкам CONTRIMA со стороны органа по надзору за защитой данных. Уведомления в соответствии с § 4, п. 1, предложение 1 должны содержать, как минимум, сведения, указанные в ст. 33, п. 3 Общего регламента по защите данных (GDPR).
4.2 В случае, предусмотренном § 4.1, CONTRIMA окажет Вам поддержку в выполнении соответствующих мер по разъяснению, устранению нарушений и информированию в разумных пределах. В частности, CONTRIMA незамедлительно примет необходимые меры по обеспечению безопасности данных и смягчению возможных негативных последствий для затронутых лиц, а также проинформирует Вас об этом.
4.3 CONTRIMA обязуется по Вашему устному или письменному запросу в разумные сроки предоставить Вам всю информацию и подтверждающие документы, необходимые для проведения проверки в соответствии с § 7.1 настоящего договора. Кроме того, по Вашему запросу CONTRIMA предоставит Вам исчерпывающую и актуальную концепцию защиты данных и безопасности при обработке данных по заказу, а также информацию о лицах, имеющих право доступа.
5. Прочие обязательства CONTRIMA
5.1 CONTRIMA обязана вести реестр всех категорий операций по обработке данных, осуществляемых по Вашему поручению, в соответствии со ст. 30, п. 2 Общего регламента по защите данных (GDPR). Данный реестр должен быть предоставлен Вам по запросу.
5.2 Если данные, обрабатываемые по Вашему поручению, находятся под угрозой в компании CONTRIMA в результате наложения ареста или конфискации, в рамках процедуры несостоятельности или урегулирования, либо в результате иных событий или действий третьих лиц, компания CONTRIMA обязана незамедлительно проинформировать Вас об этом, если это не запрещено судебным или административным постановлением. В этой связи CONTRIMA незамедлительно проинформирует все компетентные органы о том, что полномочия по принятию решений в отношении данных принадлежат исключительно Заказчику как «контролеру» в понимании GDPR.
6. Отношения с субподрядчиками
6.1 Услуги, оговоренные в договоре, оказываются с привлечением субподрядчиков, указанных в Приложении 2. В рамках своих договорных обязательств CONTRIMA уполномочена заключать договоры субподряда с субподрядчиками («отношения с субподрядчиками»). Перед заключением дополнительных договоров субподряда CONTRIMA уведомляет вас об этом в письменной форме или в электронном виде в соответствии со ст. 28, п. 2 ОРЗД с предварительным уведомлением за четыре недели. Вы можете подать возражение против данного изменения в течение двух недель после получения вышеуказанного уведомления.
6.2 Отношения с субподрядчиком в смысле настоящих положений не возникают, если CONTRIMA поручает третьим лицам оказание услуг, которые следует рассматривать исключительно как вспомогательные услуги. К ним относятся, например, почтовые или телекоммуникационные услуги, не имеющие конкретной связи с услугами, которые CONTRIMA предоставляет для вас, а также прочие меры по обеспечению конфиденциальности, доступности, целостности и отказоустойчивости аппаратного и программного обеспечения систем обработки данных.
7. Права контроля
7.1 Вы имеете право регулярно убеждаться в соблюдении положений настоящего договора, в частности в реализации и соблюдении технических и организационных мер в соответствии с § 3.3 настоящего соглашения. Для этого вы можете, например, запрашивать информацию, требовать предоставления сертификатов или результатов внутренних проверок, либо самостоятельно в обычные рабочие часы или через компетентного третьего лица, не находящегося в конкурентных отношениях с CONTRIMA, проверять технические и организационные меры CONTRIMA.
7.2 Вы будете проводить проверки только в необходимом объеме и с должным учетом производственных процессов CONTRIMA. О сроках и порядке проведения проверки стороны договариваются заблаговременно.
7.3 Вы документируете результаты проверки и сообщаете их компании CONTRIMA. В случае обнаружения ошибок или нарушений, в частности при проверке результатов выполнения заказов, вы незамедлительно информируете об этом компанию CONTRIMA.
8. Права субъектов данных
8.1 CONTRIMA по мере возможности оказывает Вам поддержку, принимая соответствующие технические и организационные меры для выполнения Ваших обязательств в соответствии со статьями 12–22, а также 32–36 Общего регламента по защите данных (GDPR). CONTRIMA незамедлительно, но не позднее чем в течение 7 рабочих дней, предоставит вам запрашиваемую информацию о данных, обработанных по поручению, если вы сами не располагаете соответствующей информацией.
8.2 Если заинтересованное лицо осуществляет свои права в соответствии со статьями 16–18 ОРЗД, CONTRIMA обязана по Вашему указанию незамедлительно, но не позднее чем в течение 7 рабочих дней, исправить, удалить или ограничить обработку данных, относящихся к заказу. По запросу CONTRIMA предоставит тебе письменное подтверждение удаления, исправления или ограничения доступа к данным.
8.3 Если субъект данных напрямую обращается к CONTRIMA с требованием о предоставлении информации, исправлении или удалении своих данных, CONTRIMA незамедлительно перенаправит этот запрос вам и будет ожидать ваших указаний. Без соответствующих конкретных указаний CONTRIMA не будет вступать в контакт с субъектом данных.
9. Срок действия и расторжение
9.1 Срок действия настоящего договора соответствует сроку действия основного договора. В случае сомнений расторжение основного договора считается также расторжением настоящего договора, а расторжение настоящего договора — расторжением основного договора.
9.2 Вы в любое время имеете право на досрочное расторжение настоящего договора по веской причине. Веская причина имеется в том случае, если CONTRIMA не выполняет свои обязательства по настоящему договору, умышленно или по грубой небрежности нарушает положения ОРЗД или не может или не желает выполнить указание. В случае простых — то есть не умышленных и не связанных с грубой небрежностью — нарушений Вы сначала устанавливаете CONTRIMA разумный срок, в течение которого CONTRIMA может устранить нарушение. По истечении этого срока без достижения результата у Вас возникает право на досрочное расторжение настоящего договора.
10. Удаление и возврат данных по окончании срока действия договора
10.1 По окончании действия основного договора или в любое время по Вашему требованию CONTRIMA обязуется вернуть Вам все переданные CONTRIMA данные или, по Вашему желанию, полностью и безвозвратно удалить их, если не предусмотрен установленный законом срок хранения. Это относится также к копиям данных по заказу, хранящимся у CONTRIMA, таким как резервные копии данных, но не к документации, служащей подтверждением надлежащей и соответствующей условиям заказа обработки данных по заказу. Такая документация должна храниться у CONTRIMA в течение сроков хранения, установленных законом.
10.2 Ты имеешь право надлежащим образом контролировать полную и соответствующую условиям договора передачу или удаление данных компанией CONTRIMA.
10.3 CONTRIMA обязана сохранять конфиденциальность данных, ставшим ей известным в связи с основным договором, даже после его прекращения.
11. Ответственность
11.1 Ответственность сторон регулируется ст. 82 Общего регламента по защите данных (GDPR). Это не затрагивает ответственность компании CONTRIMA перед Вами за нарушение обязательств, вытекающих из настоящего договора или основного договора.
11.2 Каждая из сторон освобождается от ответственности, если она докажет, что ни в коей мере не несет ответственности за обстоятельство, повлекшее причинение ущерба затронутому лицу. Пункт 2, предложение 1 статьи 11 применяется соответственно в случае наложения штрафа на одну из сторон, при этом освобождение от ответственности осуществляется в той мере, в какой другая сторона несет долю ответственности за нарушение, за которое был наложен штраф.
12. Заключительные положения
12.1 Изменения и дополнения к настоящему соглашению должны быть оформлены в письменной форме в соответствии со ст. 28, п. 9 Общего регламента по защите данных (GDPR). Это также относится к отказу от данного требования к форме.
12.2 В случае сомнений положения настоящего соглашения имеют приоритет перед положениями основного договора. Если отдельные положения настоящего соглашения окажутся полностью или частично недействительными или неисполнимыми либо станут недействительными или неисполнимыми вследствие изменений в законодательстве после заключения договора, это не затрагивает действительность остальных положений. На смену недействительному или неисполнимому положению должно прийти действительное и исполнимое положение, которое максимально соответствует смыслу и цели недействительного положения.
12.3 Настоящий договор регулируется законодательством Федеративной Республики Германии. Для большей понятности компания CONTRIMA предоставляет настоящие условия в различных языковых версиях. В случае расхождений определяющей силой обладает английская языковая версия настоящего договора об обработке данных по заказу.
Приложение 1: Технические и организационные меры
1. Технические и организационные меры безопасности
CONTRIMA обязана принимать надлежащие технические и организационные меры таким образом, чтобы обработка данных по заказу осуществлялась в соответствии с требованиями законодательства и чтобы защита прав заинтересованного лица была обеспечена надлежащим образом.
2. Внутриорганизационная структура
CONTRIMA организует свою внутреннюю структуру таким образом, чтобы она соответствовала особым требованиям в области защиты данных. При этом должны быть приняты, в частности, меры, соответствующие характеру защищаемых данных или категорий данных.
3. Конкретизация отдельных мер
В частности, определяются следующие меры, направленные на выполнение требований ст. 32 ОРЗД:
| № | Мера | Реализация меры |
|---|---|---|
| 1 | Контроль доступа | Производственная обработка данных осуществляется исключительно в облаке AWS; физические средства обработки данных там защищаются компанией AWS (см. AVV и сертификаты AWS). Управление осуществляется с рабочего места, защищенного от постороннего доступа, расположенного в закрываемых на ключ помещениях, недоступных для посторонних, за брандмауэром. Посещение со стороны общественности не допускается, собственных серверных помещений нет. |
| 2 | Контроль доступа | Доступ к системе возможен только посредством личного входа с указанием имени пользователя и пароля. Административный доступ и доступ к AWS защищены надёжными паролями и двухфакторной аутентификацией. Конечные устройства защищены входом в операционную систему, брандмауэром и шифрованием жёстких дисков. |
| 3 | Контроль доступа | Концепция ролей и прав доступа в приложении с централизованной проверкой прав, проверкой на стороне сервера на всех конечных точках, изменяющих данные, защитой от CSRF, а также исключительно параметризованным доступом к базе данных. На уровне инфраструктуры — минимальное количество администраторов (управление одним специалистом) и предоставление прав в соответствии с принципом «минимальных привилегий». |
| 4 | Контроль разделения | Логическое разделение всех данных по каждому фотографу с поддержкой нескольких клиентов посредством однозначного присвоения владельца; отдельная производственная среда. Достаточно логического разделения. |
| 5 | Псевдонимизация / минимизация данных | Доступ внешних лиц осуществляется с помощью случайных, не поддающихся угадыванию токенов (постоянная ссылка). Собираются только те данные, которые необходимы для достижения конкретной цели (в основном — адрес электронной почты); примечания, позволяющие идентифицировать личность, намеренно формулируются кратко и нейтрально. |
| 6 | Контроль передачи данных | Передача осуществляется исключительно через зашифрованные соединения (TLS/HTTPS). Хранение изображений и данных договоров в зашифрованном объектном хранилище (S3 Server-Side Encryption). Передача субподрядчикам осуществляется только в необходимом объеме на основании соглашения о обработке данных (AVV) или стандартных договорных положений ЕС. |
| 7 | Контроль ввода | Регистрация операций, имеющих значение для доказательств, на уровне приложения, в частности, подтверждения соглашений и согласий с отметкой времени, IP-адресом, информацией об устройстве и хешем версии, а также событий, связанных с платежами. Благодаря работе одного сотрудника каждое введение, изменение и удаление данных можно отнести к конкретному лицу, совершившему данное действие. |
| 8 | Доступность и отказоустойчивость | Резервирование базы данных в нескольких зонах или регионах AWS в пределах ЕС или ЕЭЗ; автоматические моментальные снимки базы данных в качестве резервного копирования; резервные копии кода и серверов, а также готовый образ сервера (AMI) для быстрого восстановления; дополнительная локальная система резервного копирования; задокументированный план действий в чрезвычайных ситуациях и план возобновления работы. |
| 9 | Управление защитой данных | Ответственным лицом является управляющий директор компании CONTRIMA GmbH. Уполномоченный по защите данных не назначен, поскольку отсутствует установленная законом обязанность по его назначению. Выполнение информационных обязательств в соответствии со ст. 13 Общего регламента по защите данных (GDPR) в процессе активации, наличие процедуры обработки запросов заинтересованных лиц, а также ведение реестра операций по обработке данных в соответствии со ст. 30 GDPR. |
| 10 | Управление реагированием на инциденты | Брандмауэр с регулярными обновлениями; задокументированный процесс выявления и уведомления о нарушениях защиты данных в соответствии со ст. 33 и 34 ОРЗД, включая незамедлительное информирование заказчика. |
| 11 | Настройки по умолчанию, обеспечивающие защиту данных | «Конфиденциальность по умолчанию»: сбор данных не выходит за рамки необходимого, предварительный просмотр изображений осуществляется только с водяными знаками, а оригиналы предоставляются только после получения разрешения; кроме того, через интерфейс можно легко воспользоваться правом на отзыв согласия. |
| 12 | Контроль за выполнением заказов (субподрядчики по обработке данных) | Тщательный отбор; заключение соглашений об обработке данных или стандартных договорных положений ЕС (модуль 3) со всеми субподрядчиками, при привлечении субподрядчиков из третьих стран — с предоставлением соответствующих гарантий; информирование заказчика до привлечения или замены субподрядчика; обеспечение удаления данных по окончании срока действия договора. В настоящее время используются: Stripe (обработка платежей), Amazon Web Services (хостинг/хранение), DeepL (перевод текстов рекламных объявлений). |
Приложение 2: Уполномоченные субподрядчики
Субподрядчики, включенные в соответствии с пунктом 6.1 Соглашения, на привлечение которых ты даешь согласие:
| Субподрядчик (название, адрес или местонахождение) |
Предмет оказания услуг в рамках обработки данных по заказу |
|---|---|
| Stripe Payments Europe, Ltd. 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock Dublin, D02 H210, Ирландия («Stripe») |
Обработка платежей; в случае продажи — платежные данные, данные, удостоверяющие личность, и данные о транзакциях покупателя (см. также пункт 6 из Политика конфиденциальности) |
| Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Люксембург («AWS») |
Веб-хостинг и хостинг баз данных; хранение и обработка изображений (оригиналы, варианты, архив, экспортированные файлы), включая метаданные EXIF. Услуги электронной почты (см. также пункт 6 из Политика конфиденциальности) |
| DeepL SE , Maarweg 165 , 50825 Кёльн («DeepL») |
При необходимости — перевод примечания о распознавании и, при необходимости, названия коллекции на язык постоянной ссылки ( см. также пункт 6 из Политика конфиденциальности) |
Версия 2 · 26 июл. 2026 г.
Data Processing Agreement between CONTRIMA and the Photographer
Between
the data processor
Contrima GmbH, represented by its managing director Mr Mark Reinhardt, Enzianweg 29, 71384 Weinstadt
(hereinafter ‘CONTRIMA’)
and
the Data Controller
{photographer_name}
{photographer_address}
{photographer_email}
(hereinafter “you”)
Preamble
CONTRIMA provides services to you for the provision of an infrastructure for the transmission of photographs to the persons depicted therein, as well as for the management of image licence agreements (hereinafter: “Main Contract”). Part of the performance of the Main Contract involves the processing of personal data relating to the persons depicted, which you transmit to CONTRIMA. In order to comply with the requirements of the GDPR in such circumstances, you, as the data controller within the meaning of data protection law, enter into the following data processing agreement with CONTRIMA.
1. Subject matter/scope of the engagement
1.1 The cooperation between the parties in accordance with the Main Contract entails that CONTRIMA will have access to personal data provided by you (hereinafter ‘Processed Data’) and that it processes this data exclusively on your behalf and in accordance with your instructions within the meaning of Article 4(8) and Article 28 of the GDPR.
1.2 The following data subject categories may be affected by the processing:
| Data subjects (categories) | Type of data |
|---|---|
| Persons depicted |
|
| Legal guardians of the persons depicted |
|
| Contact persons at public authorities (e.g. tax authorities) |
|
1.3 The nature and scope of the processing of order data are determined by the purposes of the main contract and are limited to these. The duration of the processing corresponds to the term of the main contract.
1.4 CONTRIMA is prohibited from processing contract data in any manner that deviates from or goes beyond the provisions set out in Annex 1 and clause 1.2. This also applies to the use of anonymised data.
1.5 The processing of order data shall take place exclusively within the territory of the Federal Republic of Germany, in a Member State of the European Union or in another State party to the Agreement on the European Economic Area. Any transfer to a third country requires the prior written consent of the client and may only take place if the specific conditions set out in Articles 44 to 49 of the GDPR are met.
1.6 The provisions of this contract apply to all activities related to the main contract in which CONTRIMA and its employees or persons commissioned by CONTRIMA come into contact with personal data originating from you or collected on your behalf.
2. Your authority to issue instructions
2.1 CONTRIMA shall process the contract data only within the scope of the contract and exclusively on your behalf and in accordance with your instructions within the meaning of Article 28 of the GDPR (processing on behalf of a controller); this applies in particular to the transfer of personal data to a third country. You have the sole right to issue instructions regarding the nature, scope and method of the processing activities (hereinafter also referred to as the ‘right to issue instructions’). If CONTRIMA is obliged to carry out further processing under the law of the European Union or the Member States to which it is subject, CONTRIMA shall inform you of these legal requirements prior to processing.
2.2 Instructions to CONTRIMA must, as a general rule, be given by you in writing (email address: info@contrima.com).
2.3 If CONTRIMA considers that one of your instructions contravenes data protection regulations, CONTRIMA must inform you of this without delay. CONTRIMA is entitled to suspend the implementation of the instruction in question until it is confirmed or amended by the client.
3. CONTRIMA’s protective measures
3.1 CONTRIMA is obliged to comply with the statutory provisions on data protection and not to disclose the information obtained from you to third parties or to prevent them from accessing it. Data must be secured against unauthorised access, taking into account the state of the art.
3.2 Furthermore, CONTRIMA shall require all persons entrusted by CONTRIMA with the processing and performance of this contract (hereinafter referred to as ‘employees’) to undertake in writing to maintain confidentiality (Obligation of confidentiality, Article 28(3)(b) of the GDPR) and shall ensure compliance with this obligation with due care. CONTRIMA shall provide you with evidence of this upon request.
3.3 CONTRIMA shall organise its internal operations in such a way as to meet the specific requirements of data protection. CONTRIMA undertakes to implement all appropriate technical and organisational measures to ensure the adequate protection of the commissioned data in accordance with Article 32 of the GDPR, in particular the measures set out in Annex 1 to this contract, and to maintain these for the duration of the processing of the commissioned data.
3.4 CONTRIMA reserves the right to amend the technical and organisational measures put in place, whilst ensuring that the level of protection agreed in the contract is not compromised. CONTRIMA must inform you in writing without delay if there is reason to believe that the measures set out in Annex 1 are no longer sufficient, and will consult with you regarding further technical and organisational measures.
3.5 At your request, CONTRIMA shall demonstrate compliance with the technical and organisational measures set out in Annex 1 by providing appropriate evidence.
4. Obligations to provide information and support
4.1 In the event of disruptions, suspected data breaches or breaches of CONTRIMA’s contractual obligations, suspected security incidents or other irregularities in the processing of the contract data, whether by persons employed by CONTRIMA in the context of the contract or by third parties, CONTRIMA shall inform you without delay, but at the latest within 24 hours, in writing or by electronic means. The same applies to inspections of CONTRIMA by the data protection supervisory authority. Notifications pursuant to Section 4(1), first sentence, shall in each case contain at least the information specified in Article 33(3) of the GDPR.
4.2 In the event referred to in Section 4.1, CONTRIMA shall assist you, to the extent reasonably practicable, in fulfilling its relevant obligations to provide information, take remedial action and keep you informed. In particular, CONTRIMA shall immediately implement the necessary measures to secure the data and to mitigate any potential adverse consequences for the data subjects, and shall inform you accordingly.
4.3 CONTRIMA undertakes to provide you, upon your verbal or written request and within a reasonable period, with all information and evidence necessary to carry out an audit in accordance with § 7.1 of this contract. Furthermore, at your request, CONTRIMA will provide you with a comprehensive and up-to-date data protection and security policy for the processing of personal data, as well as a list of authorised access holders.
5. Other obligations of CONTRIMA
5.1 CONTRIMA is obliged to maintain a record of all categories of processing activities carried out on your behalf in accordance with Article 30(2) of the GDPR. This record must be made available to you upon request.
5.2 Should the data processed on your behalf at CONTRIMA be at risk due to attachment or seizure, insolvency or composition proceedings, or other events or measures taken by third parties, CONTRIMA must inform you of this without delay, provided this is not prohibited by a court or official order. In this context, CONTRIMA shall immediately inform all relevant authorities that decision-making authority over the data lies exclusively with the client as the ‘controller’ within the meaning of the GDPR.
6. Subcontracting
6.1 The contractually agreed services shall be performed with the involvement of the subcontractors listed in Annex 2. CONTRIMA is authorised, within the scope of its contractual obligations, to enter into subcontracting relationships with subcontractors (‘subcontracting relationship’). Before entering into any further subcontracting relationships, CONTRIMA shall inform you in writing or by electronic means in accordance with Article 28(2) of the GDPR, giving four weeks’ notice. You may object to the change within two weeks of receiving the aforementioned notification.
6.2 A subcontracting relationship within the meaning of these provisions does not exist if CONTRIMA commissions third parties to provide services that are to be regarded as purely ancillary services. These include, for example, postal or telecommunications services with no specific connection to the services CONTRIMA provides for you, as well as other measures to ensure the confidentiality, availability, integrity and resilience of the hardware and software of data processing systems.
7. Rights of inspection
7.1 You are entitled to verify, on a regular basis, compliance with the provisions of this contract, in particular the implementation of and compliance with the technical and organisational measures set out in clause 3.3 of this agreement. To this end, you may, for example, request information, ask to be provided with certifications or internal audit reports, or have CONTRIMA’s technical and organisational measures inspected yourself during normal business hours or by a competent third party, provided that such third party is not in competition with CONTRIMA.
7.2 You shall carry out inspections only to the extent necessary and shall take due account of CONTRIMA’s operational processes. The parties shall agree in good time on the timing and nature of the inspection.
7.3 You shall document the results of the audit and notify CONTRIMA thereof. In the event of errors or irregularities which you identify, in particular when auditing the results of orders, you shall inform CONTRIMA without delay.
8. Rights of data subjects
8.1 CONTRIMA shall, where possible, support you with appropriate technical and organisational measures in fulfilling your obligations under Articles 12 to 22 and Articles 32 to 36 of the GDPR. CONTRIMA shall provide you with the requested information regarding processing data without delay, but no later than within 7 working days, unless you already have the relevant information yourself.
8.2 If a data subject exercises their rights under Articles 16 to 18 of the GDPR, CONTRIMA is obliged, on your instructions, to rectify, erase or restrict the processing of the data without undue delay, and at the latest within 7 working days. CONTRIMA will provide you with written confirmation of the erasure, rectification or restriction of the data upon request.
8.3 If a data subject exercises rights – such as the right to access, rectification or erasure of their data – directly against CONTRIMA, CONTRIMA shall forward this request to you without delay and await your instructions. CONTRIMA shall not contact the data subject without specific instructions to do so.
9. Term and Termination
9.1 The term of this contract corresponds to the term of the main contract. In case of doubt, termination of the main contract shall also be deemed to be termination of this contract, and termination of this contract shall be deemed to be termination of the main contract.
9.2 You are entitled at any time to terminate this contract extraordinarily for good cause. Good cause shall be deemed to exist if CONTRIMA fails to fulfil its obligations under this contract, breaches provisions of the GDPR intentionally or through gross negligence, or is unable or unwilling to carry out an instruction. In the case of minor breaches – i.e. those that are neither intentional nor due to gross negligence – you shall first set CONTRIMA a reasonable period within which CONTRIMA may remedy the breach. Once this period has expired without result, you shall then be entitled to terminate this contract without notice.
10. Deletion and Return upon Termination of the Contract
10.1 Upon termination of the main contract or at any time upon request, CONTRIMA shall return to you all data provided to CONTRIMA or, upon request, delete it completely and irrevocably, provided that no statutory retention period applies. This also applies to copies of the order data held by CONTRIMA, such as data backups, but not to documentation serving as evidence of the proper and compliant processing of the order data. Such documentation must be retained by CONTRIMA for the duration of the statutory retention periods.
10.2 You have the right to verify, in an appropriate manner, that the data has been returned or deleted by CONTRIMA in full and in accordance with the contract.
10.3 CONTRIMA is obliged to treat as confidential any data that has come to its knowledge in connection with the main contract, even after the main contract has ended.
11. Liability
11.1 The liability of the parties is governed by Article 82 of the GDPR. This does not affect CONTRIMA’s liability towards you for any breach of obligations arising from this contract or the main contract.
11.2 Each party shall be exempt from liability if it proves that it is in no way responsible for the circumstance that caused the damage to a data subject. Section 11(2), first sentence, shall apply mutatis mutandis in the event of a fine being imposed on a party, whereby the indemnification shall apply to the extent that the other party bears a share of the responsibility for the infringement sanctioned by the fine.
12. Final Provisions
12.1 Any amendments or additions to this agreement must be made in writing in accordance with Article 28(9) of the GDPR. This also applies to any waiver of this formal requirement.
12.2 In the event of any doubt, the provisions of this Agreement shall take precedence over those of the main contract. Should any individual provisions of this Agreement prove to be wholly or partially invalid or unenforceable, or should they become invalid or unenforceable as a result of legislative changes following the conclusion of the Agreement, this shall not affect the validity of the remaining provisions. The invalid or unenforceable provision shall be replaced by a valid and enforceable provision that comes as close as possible to the meaning and purpose of the invalid provision.
12.3 This contract is governed by the law of the Federal Republic of Germany. CONTRIMA provides these terms and conditions in a variety of language versions for the sake of clarity. In the event of any discrepancies, the English version of this Data Processing Agreement shall prevail.
Appendix 1: Technical and organisational measures
1. Technical and Organisational Security Measures
CONTRIMA is obliged to implement appropriate technical and organisational measures to ensure that the processing of the commissioned data is carried out in accordance with the statutory requirements and that the rights of the data subject are adequately safeguarded.
2. Internal Organisation
CONTRIMA shall structure its internal organisation in such a way as to meet the specific requirements of data protection. In particular, measures must be taken that are appropriate to the nature of the data or categories of data to be protected.
3. Specification of individual measures
Specifically, the following measures are set out to implement the requirements of Article 32 of the GDPR:
| No. | Measure | Implementation of the measure |
|---|---|---|
| 1 | Access control | Productive data processing takes place exclusively in the AWS cloud; the physical data processing facilities there are secured by AWS (see AWS Terms of Service and certifications). Administration is carried out from an access-controlled workstation in lockable, non-publicly accessible rooms behind a firewall. There is no public access and no dedicated server rooms. |
| 2 | Access Control | System access is granted only via personal login with a username and password. Administrative and AWS accesses are protected by strong passwords and two-factor authentication. End devices are secured by operating system login, a firewall and disk encryption. |
| 3 | Access control | Role- and authorisation-based concept within the application, featuring centralised authorisation checks, server-side validation on all endpoints that modify data, protection against CSRF, and exclusively parameterised database access. At the infrastructure level, a minimum number of administrators (single-person operation) and the granting of rights in accordance with the principle of least privilege. |
| 4 | Segregation of duties | Multi-tenant logical separation of all data for each photographer via a unique owner assignment; separate production environment. Logical separation is sufficient. |
| 5 | Pseudonymisation / Data minimisation | Access for external parties via random, non-guessable tokens (permanent link). Only the data necessary for the respective purpose is collected (essentially the email address); identifying notes are deliberately kept brief and neutral. |
| 6 | Control of data disclosure | Transmission takes place exclusively via encrypted connections (TLS/HTTPS). Image and contract data are stored on encrypted object storage (S3 Server-Side Encryption). Data is transferred to subcontractors only to the extent necessary, on the basis of the Data Processing Agreement (DPA) or EU Standard Contractual Clauses. |
| 7 | Input control | Logging of audit-relevant operations at application level, in particular the acceptance of agreements and consents, including timestamps, IP addresses, device information and version hashes, as well as payment events. As the service is operated by a single person, every entry, modification and deletion can be traced back to a single individual. |
| 8 | Availability and Resilience | Database redundancy across multiple AWS zones or regions within the EU or the EEA; automated database snapshots as backups; code and server backups, as well as a pre-configured server image (AMI) for rapid recovery; additional local backup system; documented emergency and recovery plan. |
| 9 | Data Protection Management | The Managing Director of CONTRIMA GmbH is responsible. No data protection officer has been appointed, as there is no legal obligation to do so. Compliance with the information obligations under Article 13 of the GDPR during the activation process; an existing process for handling data subjects’ enquiries; and a register of processing activities maintained in accordance with Article 30 of the GDPR. |
| 10 | Incident Response Management | Firewall updated regularly; documented process for detecting and reporting data breaches in accordance with Articles 33 and 34 of the GDPR, including the immediate notification of the client. |
| 11 | Privacy-friendly default settings | Privacy by default: no data collected beyond what is necessary; image previews only with watermarks; original files provided only after authorisation has been granted; and the right to withdraw consent can be exercised easily via the user interface. |
| 12 | Contract management (sub-processors) | Careful selection; conclusion of data processing agreements or EU Standard Contractual Clauses (Module 3) with all sub-processors, with appropriate safeguards where third countries are involved; notification of the client prior to engaging or replacing sub-processors; ensuring data erasure upon termination of the contract. Currently used: Stripe (payment processing), Amazon Web Services (hosting/storage), DeepL (translation of advert copy). |
Appendix 2: Appointed Sub-processors
Sub-processors included under clause 6.1 of the agreement, to the use of whom you consent:
| Subcontractor (name, address or registered office) |
Scope of services within the framework of data processing |
|---|---|
| Stripe Payments Europe, Ltd. 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock , Dublin, D02 H210, Ireland (“Stripe”) |
Payment processing; in the event of a sale, the purchaser’s payment, identity and transaction data (see also clause 6 of Privacy Policy) |
| Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg (“AWS”) |
Web and database hosting ; storage and processing of image data (originals, variants, archive, exports), including EXIF metadata. Email services (see also section 6 of Privacy Policy) |
| DeepL SE , Maarweg 165 , 50825 Cologne (“DeepL”) |
Where applicable, translation of the recognition note and, where applicable, the collection name into the language of the permanent link (see also 6. from Privacy Policy) |