Договор за обработка на лични данни между CONTRIMA и фотограф
Версия 2 · 26.07.2026 г.
Договор за обработка на лични данни между CONTRIMA и фотограф
Между
обработващия лични данни
Contrima GmbH, представлявано от управителя г-н Марк Райнхардт, Enzianweg 29, 71384 Вайнщадт
(наричано по-нататък „CONTRIMA“)
и
администратора
{photographer_name}
{photographer_address}
{photographer_email}
(наричан по-нататък „Ти“)
Преамбюл
CONTRIMA предоставя на Теб услуги за осигуряване на инфраструктура за предаване на фотографии на лицата, изобразени на тях, както и за управление на договорите за лицензиране на изображения (наричани по-нататък „Основен договор“). Част от изпълнението на Основния договор е обработката на лични данни на изобразените лица, които Ти предоставяш на CONTRIMA. За да се спазят изискванията на Общия регламент за защита на данните (GDPR) за подобни случаи, Ти, в качеството си на администратор по смисъла на законодателството за защита на данните, сключваш с CONTRIMA следния договор за обработка на данни по поръчка.
1. Предмет/обхват на възлагането
1.1 Сътрудничеството между страните съгласно Основния договор предполага, че CONTRIMA получава достъп до предоставените от Вас лични данни (наричани по-нататък „данни по поръчка“) и ги обработва изключително по Ваша поръчка и съгласно Вашите указания по смисъла на чл. 4, т. 8 и чл. 28 от ОРЗД.
1.2 Обработката може да засяга следните данни по поръчка:
| Засегнати лица (категории) | Вид на данните |
|---|---|
| Лица, изобразени на снимките |
|
| Родители или настойници на изобразените лица |
|
| Лица за контакт от държавните органи (например данъчни органи) |
|
1.3 Видът и обхватът на обработката на данните по поръчката се определят от целите на основния договор и са ограничени до тях. Продължителността на обработката съответства на срока на действие на основния договор.
1.4 На CONTRIMA е забранено да обработва данните по поръчката по начин, който се различава или излиза извън рамките на разпоредбите в приложение 1, както и на точка 1.2. Това важи и за използването на анонимизирани данни.
1.5 Обработката на данните по поръчката се извършва изключително на територията на Федерална република Германия, в държава-членка на Европейския съюз или в друга държава-договорник по Споразумението за Европейското икономическо пространство. Всяко прехвърляне в трета държава изисква предварително писмено съгласие от възложителя и може да се осъществи само ако са изпълнени специалните условия по членове 44–49 от Общия регламент за защита на данните (GDPR).
1.6 Разпоредбите на настоящия договор се прилагат към всички дейности, свързани с основния договор, при които CONTRIMA и нейните служители или лица, упълномощени от CONTRIMA, влизат в контакт с лични данни, които произхождат от теб или са събрани за теб.
2. Твоето право да даваш указания
2.1 CONTRIMA обработва данните по поръчката само в рамките на възлагането и изключително по Твоя поръчка и съгласно Твоите указания по смисъла на чл. 28 от ОРЗД (обработка по поръчка); това важи по-специално по отношение на предаването на лични данни в трета държава. Вие имате изключителното право да давате указания относно вида, обхвата и метода на дейностите по обработката (наричано по-нататък „право на даване на указания“). Ако CONTRIMA е задължена да извършва допълнителни дейности по обработка съгласно правото на Европейския съюз или на държавите-членки, на което е подчинена, CONTRIMA ще Ви уведоми за тези правни изисквания преди обработката.
2.2 Инструкциите към CONTRIMA по принцип се дават от Вас в писмена форма (имейл адрес: info@contrima.com).
2.3 Ако CONTRIMA счете, че някоя от Вашите указания нарушава разпоредбите за защита на личните данни, CONTRIMA е длъжна незабавно да Ви уведоми за това. CONTRIMA има право да спре изпълнението на съответното указание до момента, в който то бъде потвърдено или променено от възложителя.
3. Мерки за защита от страна на CONTRIMA
3.1 CONTRIMA е длъжна да спазва законовите разпоредби за защита на личните данни и да не предоставя на трети лица получената от Вас информация, нито да им предоставя достъп до нея. Данните трябва да бъдат защитени от достъп на неупълномощени лица, като се вземе предвид състоянието на техниката.
3.2 Освен това CONTRIMA ще задължи писмено всички лица, на които CONTRIMA е възложила обработката и изпълнението на настоящия договор (наричани по-нататък „служители“), да спазват поверителност (Задължение за поверителност, чл. 28, ал. 3, буква б) от ОРЗД) и ще гарантира спазването на това задължение с необходимата грижа. CONTRIMA ще Ви предостави доказателства за това при поискване.
3.3 CONTRIMA ще организира вътрешната си структура по начин, който отговаря на специфичните изисквания за защита на личните данни. CONTRIMA се задължава да предприеме всички подходящи технически и организационни мерки за адекватна защита на данните по поръчката съгласно чл. 32 от ОРЗД, по-специално мерките, изброени в приложение 1 към настоящия договор, и да ги поддържа за целия период на обработката на данните по поръчката.
3.4 CONTRIMA си запазва правото да променя предприетите технически и организационни мерки, като гарантира, че нивото на защита, договорено в договора, няма да бъде понижено. CONTRIMA е длъжна незабавно да Ви уведоми писмено, ако има основание да се предполага, че мерките съгласно Приложение 1 вече не са достатъчни, и ще се съгласува с Вас относно допълнителни технически и организационни мерки.
3.5 По Твоето искане CONTRIMA ще докаже спазването на техническите и организационните мерки, определени в Приложение 1, чрез подходящи доказателства.
4. Задължения за информиране и съдействие
4.1 При сривове, подозрения за нарушения на защитата на личните данни или нарушения на договорните задължения на CONTRIMA, при подозрение за инциденти, свързани със сигурността, или други нередности при обработката на данните по поръчката, извършвана от CONTRIMA в рамките на поръчката от наети лица или от трети страни, CONTRIMA ще Ви уведоми незабавно, но не по-късно от 24 часа, в писмена или електронна форма. Същото важи и за проверки на CONTRIMA от страна на надзорния орган за защита на личните данни. Съобщенията съгласно § 4, ал. 1, изр. 1 съдържат във всеки случай поне данните, посочени в чл. 33, ал. 3 от ОРЗД.
4.2 В случая, посочен в § 4.1, CONTRIMA ще Ви окаже съдействие, доколкото това е разумно, при изпълнението на съответните мерки за разясняване, коригиране и информиране. CONTRIMA по-специално ще предприеме незабавно необходимите мерки за осигуряване на сигурността на данните и за намаляване на възможните неблагоприятни последици за засегнатите лица и ще Ви информира за това.
4.3 CONTRIMA се задължава, при Ваше устно или писмено искане, в разумен срок да Ви предостави цялата информация и доказателства, необходими за извършване на проверка съгласно § 7.1 от настоящия договор. Освен това CONTRIMA ще Ви предостави по Ваше желание изчерпателна и актуална концепция за защита на данните и сигурност при обработката по поръчка, както и информация за лицата с право на достъп.
5. Други задължения на CONTRIMA
5.1 CONTRIMA е длъжна да води регистър на всички категории дейности по обработката, извършвани по Ваша поръчка, съгласно чл. 30, ал. 2 от ОРЗД. Регистърът трябва да Ви бъде предоставен при поискване.
5.2 В случай че данните по поръчката в CONTRIMA бъдат изложени на риск вследствие на запор или изземване, вследствие на процедура по несъстоятелност или споразумение, или вследствие на други събития или мерки на трети лица, CONTRIMA е длъжна незабавно да Ви информира за това, освен ако това не е забранено от съдебна или административна заповед. В тази връзка CONTRIMA незабавно ще уведоми всички компетентни органи, че правомощията за вземане на решения относно данните принадлежат изключително на възложителя като „администратор“ по смисъла на ОРЗД.
6. Взаимоотношения с подизпълнители
6.1 Договорно договорените услуги се изпълняват с участието на подизпълнителите, посочени в приложение 2. CONTRIMA има право, в рамките на своите договорни задължения, да сключва договори за подизпълнение с подизпълнители („отношения с подизпълнители“). Преди сключването на допълнителни договори за подизпълнение CONTRIMA ще Ви уведоми писмено или чрез електронно документиране по смисъла на чл. 28, ал. 2 от ОРЗД с четириседмичен срок за предизвестие. Можете да възразите срещу промяната в срок от две седмици след получаване на горното уведомление.
6.2 Не се счита, че съществува отношения с подизпълнител по смисъла на настоящите разпоредби, когато CONTRIMA възлага на трети лица услуги, които се считат за чисто спомагателни. Към тях спадат например пощенски или телекомуникационни услуги без конкретна връзка с услугите, които CONTRIMA предоставя за Вас, както и други мерки за осигуряване на поверителността, достъпността, целостта и надеждността на хардуера и софтуера на системите за обработка на данни.
7. Права на контрол
7.1 Имате право редовно да се уверявате в спазването на разпоредбите на настоящия договор, по-специално в прилагането и спазването на техническите и организационните мерки съгласно § 3.3 от настоящото споразумение. За тази цел можете например да поискате информация, да ви бъдат представени сертификати или резултати от вътрешни проверки, или да проверите лично или чрез компетентно трето лице техническите и организационните мерки на CONTRIMA в обичайното работно време, при условие че това лице не се намира в конкурентно отношение с CONTRIMA.
7.2 Вие ще извършвате проверки само в необходимия обем и ще проявявате съответното внимание към работните процеси на CONTRIMA. Страните се договарят своевременно относно времето и начина на проверката.
7.3 Вие документирате резултата от проверката и го съобщавате на CONTRIMA. При констатиране на грешки или нередности, които сте установили по-специално при проверката на резултатите от поръчките, Вие информирате CONTRIMA незабавно.
8. Права на засегнатите лица
8.1 CONTRIMA Ви подпомага, доколкото е възможно, с подходящи технически и организационни мерки при изпълнението на Вашите задължения съгласно чл. 12–22, както и чл. 32–36 от ОРЗД. CONTRIMA ще Ви предостави незабавно, но не по-късно от 7 работни дни, исканата информация относно данните по договора, освен ако Вие сами не разполагате със съответната информация.
8.2 Ако засегнатото лице упражни правата си съгласно чл. 16–18 от ОРЗД, CONTRIMA е длъжна, по Ваше указание, незабавно, но не по-късно от 7 работни дни, да коригира, изтрие или ограничи данните по поръчката. CONTRIMA ще Ви предостави писмено потвърждение за изтриването, коригирането или ограничаването на данните при поискване.
8.3 Ако засегнатото лице упражни права, например право на достъп, коригиране или изтриване на своите данни, директно пред CONTRIMA, CONTRIMA незабавно ще Ви препрати това искане и ще изчака Вашите указания. Без съответни конкретни указания CONTRIMA няма да влиза в контакт със засегнатото лице.
9. Срок на действие и прекратяване
9.1 Срокът на действие на настоящия договор съответства на срока на действие на основния договор. В случай на съмнение прекратяването на основния договор се счита и за прекратяване на настоящия договор, а прекратяването на настоящия договор – за прекратяване на основния договор.
9.2 Вие имате право по всяко време да прекратите настоящия договор извънредно по важна причина. Важна причина е налице, когато CONTRIMA не изпълнява задълженията си по настоящия договор, нарушава разпоредбите на ОРЗД умишлено или поради груба небрежност, или не може или не желае да изпълни дадена инструкция. При леки нарушения – т.е. нито умишлени, нито поради груба небрежност – първо поставяш на CONTRIMA разумен срок, в рамките на който CONTRIMA може да отстрани нарушението. След безрезултатно изтичане на този срок имаш право на извънредно прекратяване.
10. Изтриване и връщане след изтичане на договора
10.1 След прекратяване на основния договор или по всяко време при поискване CONTRIMA ще Ви върне всички предоставени на CONTRIMA данни или, по Ваше желание, ще ги изтрие изцяло и безвъзвратно, освен ако не съществува законоустановен срок за съхранение. Това важи и за копия на данните по поръчката, съхранявани в CONTRIMA, като например резервни копия, но не и за документация, която служи за доказване на обработката на данните по поръчката в съответствие с изискванията. Тази документация трябва да се съхранява от CONTRIMA за срока на действие на законоустановените срокове за съхранение.
10.2 Имаш правото да провериш по подходящ начин пълното и съобразено с договора връщане или изтриване на данните от CONTRIMA.
10.3 CONTRIMA е длъжна да третира като поверителни данните, с които се е запознала във връзка с основния договор, дори и след изтичането на срока на действие на основния договор.
11. Отговорност
11.1 Отговорността на страните се урежда съгласно чл. 82 от ОРЗД. Това не засяга отговорността на CONTRIMA спрямо Вас за нарушение на задълженията по настоящия договор или по основния договор.
11.2 Страните се освобождават взаимно от отговорност, ако една от страните докаже, че по никакъв начин не носи отговорност за обстоятелството, довело до настъпването на вредата за засегнатото лице. § 11, ал. 2, изр. 1 се прилага съответно в случай на наложена на alguna de las partes глоба, като освобождаването от отговорност се извършва в степента, в която другата страна носи дял от отговорността за нарушението, санкционирано с глобата.
12. Заключителни разпоредби
12.1 Промените и допълненията към настоящото споразумение трябва да бъдат в писмена форма по смисъла на чл. 28, ал. 9 от ОРЗД. Това важи и за отказ от това изискване за форма.
12.2 При съмнение разпоредбите на настоящия договор имат предимство пред разпоредбите на основния договор. Ако отделни разпоредби от настоящото споразумение се окажат изцяло или частично недействителни или неприложими, или станат недействителни или неприложими вследствие на промени в законодателството след сключването на договора, това не засяга валидността на останалите разпоредби. На мястото на недействителната или неприложимата разпоредба се поставя действителна и приложима разпоредба, която се доближава максимално до смисъла и целта на недействителната разпоредба.
12.3 Настоящият договор се регулира от правото на Федерална република Германия. CONTRIMA предоставя настоящите условия в различни езикови версии за по-голяма яснота. При несъответствия определяща е английската езикова версия на настоящия договор за обработка на данни по поръчка.
Приложение 1: Технически и организационни мерки
1. Технически и организационни мерки за сигурност
CONTRIMA е длъжна да предприеме подходящи технически и организационни мерки, така че обработката на данните по поръчка да се извършва в съответствие със законовите изисквания и защитата на правата на засегнатото лице да бъде гарантирана по подходящ начин.
2. Вътрешна организация
CONTRIMA ще организира вътрешната си структура така, че да отговаря на специфичните изисквания за защита на личните данни. При това трябва да се предприемат мерки, които са подходящи в зависимост от вида на данните или категориите данни, които подлежат на защита.
3. Конкретизиране на отделните мерки
По-конкретно се определят следните мерки, които служат за изпълнение на изискванията на чл. 32 от ОРЗД:
| № | Мярка | Прилагане на мярката |
|---|---|---|
| 1 | Контрол на достъпа | Обработката на данните се извършва изцяло в облака на AWS; физическите съоръжения за обработка на данни се охраняват от AWS (вж. AVV и сертификатите на AWS). Управлението се извършва от работно място с ограничен достъп, намиращо се в заключващи се помещения, недостъпни за обществеността, защитени с файървол. Няма достъп за посетители и няма собствени сървърни помещения. |
| 2 | Контрол на достъпа | Достъпът до системата е възможен само чрез лично влизане с потребителско име и парола. Административният достъп и достъпът до AWS са защитени чрез силни пароли и двуфакторна автентификация. Крайните устройства са защитени чрез влизане в операционната система, защитна стена и криптиране на твърдите дискове. |
| 3 | Контрол на достъпа | Концепция за роли и права в приложението с централизирана проверка на правата, проверка от страна на сървъра на всички крайни точки, променящи данни, защита срещу CSRF, както и изцяло параметризиран достъп до базата данни. На инфраструктурно ниво – минимален брой администратори (управление от един човек) и предоставяне на права съгласно принципа на минималните привилегии. |
| 4 | Контрол на разделянето | Логическо разделяне на всички данни по отделен фотограф чрез еднозначно присвояване на собственост; отделна производствена среда. Достатъчно е логическо разделяне. |
| 5 | Псевдонимизация / минимизация на данните | Достъп на външни лица чрез случайни, непредсказуеми токени (постоянна връзка). Събират се само данните, необходими за съответната цел (основно имейл адресът); бележките за разпознаване се поддържат умишлено кратки и неутрални. |
| 6 | Контрол на предаването | Предаване изключително чрез криптирани връзки (TLS/HTTPS). Съхранение на изображенията и договорните данни в криптирано хранилище (S3 Server-Side Encryption). Предаване на подизпълнители само в необходимия обем въз основа на споразумение за обработка на лични данни (AVV) или стандартни договорни клаузи на ЕС. |
| 7 | Контрол на въвеждането | Регистриране на операциите, които са от значение за доказване, на ниво приложение, по-специално потвърждения на споразумения и съгласия с времева марка, IP адрес, информация за устройството и хеш на версията, както и събития, свързани с плащания. Поради едноличното управление всяко въвеждане, промяна и изтриване може да бъде приписано на едно-единствено действащо лице. |
| 8 | Наличност и издръжливост | Резервирана база данни, разпределена в няколко зони или региони на AWS в рамките на ЕС или ЕИП; автоматизирани моментални снимки на базата данни като резервно копие; резервни копия на кода и сървъра, както и запазен образ на сървъра (AMI) за бързо възстановяване; допълнителна локална система за архивиране; документиран план за действие при извънредни ситуации и за възобновяване на работата. |
| 9 | Управление на защитата на личните данни | Отговорен е управителят на CONTRIMA GmbH. Не е назначен длъжностно лице по защита на личните данни, тъй като няма законово задължение за назначаване. Изпълнение на задълженията за информиране съгласно чл. 13 от ОРЗД в процеса на активиране, съществуващ процес за обработка на запитвания от засегнати лица, както и воден регистър на дейностите по обработка съгласно чл. 30 от ОРЗД. |
| 10 | Управление на реакцията при инциденти | Брандмауър с редовни актуализации; документиран процес за откриване и докладване на нарушения на защитата на личните данни съгласно чл. 33 и 34 от ОРЗД, включително незабавно уведомяване на възложителя. |
| 11 | Настройки по подразбиране, съобразени с защитата на личните данни | „Защита на личните данни по подразбиране“: не се събират данни извън необходимото, прегледите на изображенията са само с воден знак, а оригиналите се предоставят едва след дадено разрешение, както и лесно упражняване на правото на отказ чрез потребителския интерфейс. |
| 12 | Контрол върху възлагането (подизпълнители) | Внимателен подбор; сключване на договори за обработка на данни или стандартни договорни клаузи на ЕС (Модул 3) с всички подизпълнители, при връзка с трети държави – с подходящи гаранции; информиране на възложителя преди привличане или замяна; осигуряване на изтриването на данните след приключване на договора. Понастоящем се използват: Stripe (обработка на плащания), Amazon Web Services (хостинг/съхранение), DeepL (превод на рекламни текстове). |
Приложение 2: Наети подизпълнители
Подизпълнители, включени съгласно точка 6.1 от споразумението, с чието използване даваш съгласие:
| Подизпълнител (име, адрес или седалище) |
Предмет на услугата в рамките на обработката на поръчката |
|---|---|
| Stripe Payments Europe, Ltd. 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock Dublin, D02 H210, Ирландия („Stripe“) |
Обработка на плащания; при продажба – данни за плащанията, самоличността и транзакциите на купувача (вж. също точка 6 от Политика за поверителност) |
| Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Люксембург („AWS“) |
Уеб и база данни хостинг ; съхранение и обработка на изображенията (оригинали, варианти, архив, експортирани файлове), включително EXIF метаданни. Услуги за електронна поща (вж. също точка 6 от Политика за поверителност) |
| DeepL SE , Maarweg 165 , 50825 Кьолн („DeepL“) |
При необходимост превод на бележката за разпознаване и, ако е необходимо, на името на колекцията на езика на постоянния линк (вж. също точка 6 от Политика за поверителност) |
Версия 2 · 26.07.2026 г.
Data Processing Agreement between CONTRIMA and the Photographer
Between
the data processor
Contrima GmbH, represented by its managing director Mr Mark Reinhardt, Enzianweg 29, 71384 Weinstadt
(hereinafter ‘CONTRIMA’)
and
the Data Controller
{photographer_name}
{photographer_address}
{photographer_email}
(hereinafter “you”)
Preamble
CONTRIMA provides services to you for the provision of an infrastructure for the transmission of photographs to the persons depicted therein, as well as for the management of image licence agreements (hereinafter: “Main Contract”). Part of the performance of the Main Contract involves the processing of personal data relating to the persons depicted, which you transmit to CONTRIMA. In order to comply with the requirements of the GDPR in such circumstances, you, as the data controller within the meaning of data protection law, enter into the following data processing agreement with CONTRIMA.
1. Subject matter/scope of the engagement
1.1 The cooperation between the parties in accordance with the Main Contract entails that CONTRIMA will have access to personal data provided by you (hereinafter ‘Processed Data’) and that it processes this data exclusively on your behalf and in accordance with your instructions within the meaning of Article 4(8) and Article 28 of the GDPR.
1.2 The following data subject categories may be affected by the processing:
| Data subjects (categories) | Type of data |
|---|---|
| Persons depicted |
|
| Legal guardians of the persons depicted |
|
| Contact persons at public authorities (e.g. tax authorities) |
|
1.3 The nature and scope of the processing of order data are determined by the purposes of the main contract and are limited to these. The duration of the processing corresponds to the term of the main contract.
1.4 CONTRIMA is prohibited from processing contract data in any manner that deviates from or goes beyond the provisions set out in Annex 1 and clause 1.2. This also applies to the use of anonymised data.
1.5 The processing of order data shall take place exclusively within the territory of the Federal Republic of Germany, in a Member State of the European Union or in another State party to the Agreement on the European Economic Area. Any transfer to a third country requires the prior written consent of the client and may only take place if the specific conditions set out in Articles 44 to 49 of the GDPR are met.
1.6 The provisions of this contract apply to all activities related to the main contract in which CONTRIMA and its employees or persons commissioned by CONTRIMA come into contact with personal data originating from you or collected on your behalf.
2. Your authority to issue instructions
2.1 CONTRIMA shall process the contract data only within the scope of the contract and exclusively on your behalf and in accordance with your instructions within the meaning of Article 28 of the GDPR (processing on behalf of a controller); this applies in particular to the transfer of personal data to a third country. You have the sole right to issue instructions regarding the nature, scope and method of the processing activities (hereinafter also referred to as the ‘right to issue instructions’). If CONTRIMA is obliged to carry out further processing under the law of the European Union or the Member States to which it is subject, CONTRIMA shall inform you of these legal requirements prior to processing.
2.2 Instructions to CONTRIMA must, as a general rule, be given by you in writing (email address: info@contrima.com).
2.3 If CONTRIMA considers that one of your instructions contravenes data protection regulations, CONTRIMA must inform you of this without delay. CONTRIMA is entitled to suspend the implementation of the instruction in question until it is confirmed or amended by the client.
3. CONTRIMA’s protective measures
3.1 CONTRIMA is obliged to comply with the statutory provisions on data protection and not to disclose the information obtained from you to third parties or to prevent them from accessing it. Data must be secured against unauthorised access, taking into account the state of the art.
3.2 Furthermore, CONTRIMA shall require all persons entrusted by CONTRIMA with the processing and performance of this contract (hereinafter referred to as ‘employees’) to undertake in writing to maintain confidentiality (Obligation of confidentiality, Article 28(3)(b) of the GDPR) and shall ensure compliance with this obligation with due care. CONTRIMA shall provide you with evidence of this upon request.
3.3 CONTRIMA shall organise its internal operations in such a way as to meet the specific requirements of data protection. CONTRIMA undertakes to implement all appropriate technical and organisational measures to ensure the adequate protection of the commissioned data in accordance with Article 32 of the GDPR, in particular the measures set out in Annex 1 to this contract, and to maintain these for the duration of the processing of the commissioned data.
3.4 CONTRIMA reserves the right to amend the technical and organisational measures put in place, whilst ensuring that the level of protection agreed in the contract is not compromised. CONTRIMA must inform you in writing without delay if there is reason to believe that the measures set out in Annex 1 are no longer sufficient, and will consult with you regarding further technical and organisational measures.
3.5 At your request, CONTRIMA shall demonstrate compliance with the technical and organisational measures set out in Annex 1 by providing appropriate evidence.
4. Obligations to provide information and support
4.1 In the event of disruptions, suspected data breaches or breaches of CONTRIMA’s contractual obligations, suspected security incidents or other irregularities in the processing of the contract data, whether by persons employed by CONTRIMA in the context of the contract or by third parties, CONTRIMA shall inform you without delay, but at the latest within 24 hours, in writing or by electronic means. The same applies to inspections of CONTRIMA by the data protection supervisory authority. Notifications pursuant to Section 4(1), first sentence, shall in each case contain at least the information specified in Article 33(3) of the GDPR.
4.2 In the event referred to in Section 4.1, CONTRIMA shall assist you, to the extent reasonably practicable, in fulfilling its relevant obligations to provide information, take remedial action and keep you informed. In particular, CONTRIMA shall immediately implement the necessary measures to secure the data and to mitigate any potential adverse consequences for the data subjects, and shall inform you accordingly.
4.3 CONTRIMA undertakes to provide you, upon your verbal or written request and within a reasonable period, with all information and evidence necessary to carry out an audit in accordance with § 7.1 of this contract. Furthermore, at your request, CONTRIMA will provide you with a comprehensive and up-to-date data protection and security policy for the processing of personal data, as well as a list of authorised access holders.
5. Other obligations of CONTRIMA
5.1 CONTRIMA is obliged to maintain a record of all categories of processing activities carried out on your behalf in accordance with Article 30(2) of the GDPR. This record must be made available to you upon request.
5.2 Should the data processed on your behalf at CONTRIMA be at risk due to attachment or seizure, insolvency or composition proceedings, or other events or measures taken by third parties, CONTRIMA must inform you of this without delay, provided this is not prohibited by a court or official order. In this context, CONTRIMA shall immediately inform all relevant authorities that decision-making authority over the data lies exclusively with the client as the ‘controller’ within the meaning of the GDPR.
6. Subcontracting
6.1 The contractually agreed services shall be performed with the involvement of the subcontractors listed in Annex 2. CONTRIMA is authorised, within the scope of its contractual obligations, to enter into subcontracting relationships with subcontractors (‘subcontracting relationship’). Before entering into any further subcontracting relationships, CONTRIMA shall inform you in writing or by electronic means in accordance with Article 28(2) of the GDPR, giving four weeks’ notice. You may object to the change within two weeks of receiving the aforementioned notification.
6.2 A subcontracting relationship within the meaning of these provisions does not exist if CONTRIMA commissions third parties to provide services that are to be regarded as purely ancillary services. These include, for example, postal or telecommunications services with no specific connection to the services CONTRIMA provides for you, as well as other measures to ensure the confidentiality, availability, integrity and resilience of the hardware and software of data processing systems.
7. Rights of inspection
7.1 You are entitled to verify, on a regular basis, compliance with the provisions of this contract, in particular the implementation of and compliance with the technical and organisational measures set out in clause 3.3 of this agreement. To this end, you may, for example, request information, ask to be provided with certifications or internal audit reports, or have CONTRIMA’s technical and organisational measures inspected yourself during normal business hours or by a competent third party, provided that such third party is not in competition with CONTRIMA.
7.2 You shall carry out inspections only to the extent necessary and shall take due account of CONTRIMA’s operational processes. The parties shall agree in good time on the timing and nature of the inspection.
7.3 You shall document the results of the audit and notify CONTRIMA thereof. In the event of errors or irregularities which you identify, in particular when auditing the results of orders, you shall inform CONTRIMA without delay.
8. Rights of data subjects
8.1 CONTRIMA shall, where possible, support you with appropriate technical and organisational measures in fulfilling your obligations under Articles 12 to 22 and Articles 32 to 36 of the GDPR. CONTRIMA shall provide you with the requested information regarding processing data without delay, but no later than within 7 working days, unless you already have the relevant information yourself.
8.2 If a data subject exercises their rights under Articles 16 to 18 of the GDPR, CONTRIMA is obliged, on your instructions, to rectify, erase or restrict the processing of the data without undue delay, and at the latest within 7 working days. CONTRIMA will provide you with written confirmation of the erasure, rectification or restriction of the data upon request.
8.3 If a data subject exercises rights – such as the right to access, rectification or erasure of their data – directly against CONTRIMA, CONTRIMA shall forward this request to you without delay and await your instructions. CONTRIMA shall not contact the data subject without specific instructions to do so.
9. Term and Termination
9.1 The term of this contract corresponds to the term of the main contract. In case of doubt, termination of the main contract shall also be deemed to be termination of this contract, and termination of this contract shall be deemed to be termination of the main contract.
9.2 You are entitled at any time to terminate this contract extraordinarily for good cause. Good cause shall be deemed to exist if CONTRIMA fails to fulfil its obligations under this contract, breaches provisions of the GDPR intentionally or through gross negligence, or is unable or unwilling to carry out an instruction. In the case of minor breaches – i.e. those that are neither intentional nor due to gross negligence – you shall first set CONTRIMA a reasonable period within which CONTRIMA may remedy the breach. Once this period has expired without result, you shall then be entitled to terminate this contract without notice.
10. Deletion and Return upon Termination of the Contract
10.1 Upon termination of the main contract or at any time upon request, CONTRIMA shall return to you all data provided to CONTRIMA or, upon request, delete it completely and irrevocably, provided that no statutory retention period applies. This also applies to copies of the order data held by CONTRIMA, such as data backups, but not to documentation serving as evidence of the proper and compliant processing of the order data. Such documentation must be retained by CONTRIMA for the duration of the statutory retention periods.
10.2 You have the right to verify, in an appropriate manner, that the data has been returned or deleted by CONTRIMA in full and in accordance with the contract.
10.3 CONTRIMA is obliged to treat as confidential any data that has come to its knowledge in connection with the main contract, even after the main contract has ended.
11. Liability
11.1 The liability of the parties is governed by Article 82 of the GDPR. This does not affect CONTRIMA’s liability towards you for any breach of obligations arising from this contract or the main contract.
11.2 Each party shall be exempt from liability if it proves that it is in no way responsible for the circumstance that caused the damage to a data subject. Section 11(2), first sentence, shall apply mutatis mutandis in the event of a fine being imposed on a party, whereby the indemnification shall apply to the extent that the other party bears a share of the responsibility for the infringement sanctioned by the fine.
12. Final Provisions
12.1 Any amendments or additions to this agreement must be made in writing in accordance with Article 28(9) of the GDPR. This also applies to any waiver of this formal requirement.
12.2 In the event of any doubt, the provisions of this Agreement shall take precedence over those of the main contract. Should any individual provisions of this Agreement prove to be wholly or partially invalid or unenforceable, or should they become invalid or unenforceable as a result of legislative changes following the conclusion of the Agreement, this shall not affect the validity of the remaining provisions. The invalid or unenforceable provision shall be replaced by a valid and enforceable provision that comes as close as possible to the meaning and purpose of the invalid provision.
12.3 This contract is governed by the law of the Federal Republic of Germany. CONTRIMA provides these terms and conditions in a variety of language versions for the sake of clarity. In the event of any discrepancies, the English version of this Data Processing Agreement shall prevail.
Appendix 1: Technical and organisational measures
1. Technical and Organisational Security Measures
CONTRIMA is obliged to implement appropriate technical and organisational measures to ensure that the processing of the commissioned data is carried out in accordance with the statutory requirements and that the rights of the data subject are adequately safeguarded.
2. Internal Organisation
CONTRIMA shall structure its internal organisation in such a way as to meet the specific requirements of data protection. In particular, measures must be taken that are appropriate to the nature of the data or categories of data to be protected.
3. Specification of individual measures
Specifically, the following measures are set out to implement the requirements of Article 32 of the GDPR:
| No. | Measure | Implementation of the measure |
|---|---|---|
| 1 | Access control | Productive data processing takes place exclusively in the AWS cloud; the physical data processing facilities there are secured by AWS (see AWS Terms of Service and certifications). Administration is carried out from an access-controlled workstation in lockable, non-publicly accessible rooms behind a firewall. There is no public access and no dedicated server rooms. |
| 2 | Access Control | System access is granted only via personal login with a username and password. Administrative and AWS accesses are protected by strong passwords and two-factor authentication. End devices are secured by operating system login, a firewall and disk encryption. |
| 3 | Access control | Role- and authorisation-based concept within the application, featuring centralised authorisation checks, server-side validation on all endpoints that modify data, protection against CSRF, and exclusively parameterised database access. At the infrastructure level, a minimum number of administrators (single-person operation) and the granting of rights in accordance with the principle of least privilege. |
| 4 | Segregation of duties | Multi-tenant logical separation of all data for each photographer via a unique owner assignment; separate production environment. Logical separation is sufficient. |
| 5 | Pseudonymisation / Data minimisation | Access for external parties via random, non-guessable tokens (permanent link). Only the data necessary for the respective purpose is collected (essentially the email address); identifying notes are deliberately kept brief and neutral. |
| 6 | Control of data disclosure | Transmission takes place exclusively via encrypted connections (TLS/HTTPS). Image and contract data are stored on encrypted object storage (S3 Server-Side Encryption). Data is transferred to subcontractors only to the extent necessary, on the basis of the Data Processing Agreement (DPA) or EU Standard Contractual Clauses. |
| 7 | Input control | Logging of audit-relevant operations at application level, in particular the acceptance of agreements and consents, including timestamps, IP addresses, device information and version hashes, as well as payment events. As the service is operated by a single person, every entry, modification and deletion can be traced back to a single individual. |
| 8 | Availability and Resilience | Database redundancy across multiple AWS zones or regions within the EU or the EEA; automated database snapshots as backups; code and server backups, as well as a pre-configured server image (AMI) for rapid recovery; additional local backup system; documented emergency and recovery plan. |
| 9 | Data Protection Management | The Managing Director of CONTRIMA GmbH is responsible. No data protection officer has been appointed, as there is no legal obligation to do so. Compliance with the information obligations under Article 13 of the GDPR during the activation process; an existing process for handling data subjects’ enquiries; and a register of processing activities maintained in accordance with Article 30 of the GDPR. |
| 10 | Incident Response Management | Firewall updated regularly; documented process for detecting and reporting data breaches in accordance with Articles 33 and 34 of the GDPR, including the immediate notification of the client. |
| 11 | Privacy-friendly default settings | Privacy by default: no data collected beyond what is necessary; image previews only with watermarks; original files provided only after authorisation has been granted; and the right to withdraw consent can be exercised easily via the user interface. |
| 12 | Contract management (sub-processors) | Careful selection; conclusion of data processing agreements or EU Standard Contractual Clauses (Module 3) with all sub-processors, with appropriate safeguards where third countries are involved; notification of the client prior to engaging or replacing sub-processors; ensuring data erasure upon termination of the contract. Currently used: Stripe (payment processing), Amazon Web Services (hosting/storage), DeepL (translation of advert copy). |
Appendix 2: Appointed Sub-processors
Sub-processors included under clause 6.1 of the agreement, to the use of whom you consent:
| Subcontractor (name, address or registered office) |
Scope of services within the framework of data processing |
|---|---|
| Stripe Payments Europe, Ltd. 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock , Dublin, D02 H210, Ireland (“Stripe”) |
Payment processing; in the event of a sale, the purchaser’s payment, identity and transaction data (see also clause 6 of Privacy Policy) |
| Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg (“AWS”) |
Web and database hosting ; storage and processing of image data (originals, variants, archive, exports), including EXIF metadata. Email services (see also section 6 of Privacy Policy) |
| DeepL SE , Maarweg 165 , 50825 Cologne (“DeepL”) |
Where applicable, translation of the recognition note and, where applicable, the collection name into the language of the permanent link (see also 6. from Privacy Policy) |