Duomenų tvarkymo sutartis tarp „CONTRIMA“ ir fotografo (-ės)
Versija 2 · 2026-07-26
Duomenų tvarkymo sutartis tarp „CONTRIMA“ ir fotografo
Tarp
duomenų tvarkytoju
„Contrima GmbH“, atstovaujama jos direktoriaus pono Marko Reinhardto, Enzianweg 29, 71384 Weinstadt
(toliau – „CONTRIMA“)
ir
duomenų valdytoju
{photographer_name}
{photographer_address}
{photographer_email}
(toliau – „Tu“)
Preambulė
„CONTRIMA“ teikia Tau paslaugas, susijusias su infrastruktūros, skirtos nuotraukų perdavimui jose pavaizduotiems asmenims, teikimu bei vaizdų licencijų sutarčių valdymu (toliau – „Pagrindinė sutartis“). Pagrindinės sutarties vykdymo dalis yra nuotraukose pavaizduotų asmenų asmens duomenų, kuriuos Tu perduodi „CONTRIMA“, tvarkymas. Siekdamas įvykdyti BDAR reikalavimus, taikomus tokioms situacijoms, Tu, kaip duomenų valdytojas pagal duomenų apsaugos teisę, sudarai su „CONTRIMA“ toliau pateiktą sutartį dėl duomenų tvarkymo užsakymo.
1. Užduoties objektas / apimtis
1.1 Šalių bendradarbiavimas pagal Pagrindinę sutartį reiškia, kad „CONTRIMA“ gauna prieigą prie jūsų pateiktų asmens duomenų (toliau – „duomenys, tvarkomi pagal užsakymą“) ir juos tvarkys išimtinai jūsų vardu bei pagal jūsų nurodymus, kaip apibrėžta BDAR 4 straipsnio 8 dalyje ir 28 straipsnyje.
1.2 Duomenų tvarkymas gali būti susijęs su šiais užsakymo duomenimis:
| Duomenų subjektai (kategorijos) | Duomenų rūšis |
|---|---|
| Nuotraukose užfiksuoti asmenys |
|
| Nuotraukose pavaizduotų asmenų globėjai |
|
| Valstybinių institucijų (pvz., mokesčių institucijų) kontaktiniai asmenys |
|
1.3 Užsakymo duomenų tvarkymo pobūdis ir apimtis priklauso nuo pagrindinės sutarties tikslų ir yra ribojami šiais tikslais. Duomenų tvarkymo trukmė atitinka pagrindinės sutarties galiojimo laikotarpį.
1.4 „CONTRIMA“ draudžiama tvarkyti užsakymo duomenis kitaip nei nurodyta 1 priede ir 1.2 punkte arba viršijant juose nustatytas ribas. Tai taip pat taikoma anonimizuotų duomenų naudojimui.
1.5 Užsakymo duomenų tvarkymas vyksta išimtinai Vokietijos Federacinės Respublikos teritorijoje, Europos Sąjungos valstybėje narėje arba kitoje Europos ekonominės erdvės susitarimo šalyje. Bet koks duomenų perkėlimas į trečiąją šalį reikalauja išankstinio užsakovo raštiško sutikimo ir gali būti atliekamas tik tuomet, jei tenkinamos BDAR 44–49 straipsniuose nustatytos specialios sąlygos.
1.6 Šios sutarties nuostatos taikomos visai veiklai, susijusiai su pagrindine sutartimi, kurios metu „CONTRIMA“ ir jos darbuotojai arba „CONTRIMA“ įgalioti asmenys susiduria su asmens duomenimis, kurie yra kilę iš Tavęs arba surinkti Tavo vardu.
2. Tavo nurodymų teikimo teisė
2.1 „CONTRIMA“ tvarko užsakymo duomenis tik užsakymo ribose ir išimtinai jūsų vardu bei pagal jūsų nurodymus, kaip apibrėžta BDAR 28 straipsnyje (duomenų tvarkymas užsakovo vardu); tai ypač taikoma asmens duomenų perdavimui į trečiąją šalį. Tik tu turi išimtinę teisę duoti nurodymus dėl duomenų tvarkymo veiklos pobūdžio, apimties ir metodų (toliau – „teisė duoti nurodymus“). Jei „CONTRIMA“ pagal jai taikomą Europos Sąjungos ar valstybių narių teisę yra įpareigota atlikti papildomą duomenų tvarkymą, „CONTRIMA“ prieš tvarkymą informuos jus apie šiuos teisinius reikalavimus.
2.2 Nurodymus „CONTRIMA“ iš esmės teikiate raštu (el. pašto adresas: info@contrima.com).
2.3 Jei „CONTRIMA“ mano, kad vienas iš Jūsų nurodymų pažeidžia duomenų apsaugos teisės aktų nuostatas, „CONTRIMA“ privalo nedelsdama apie tai Jus informuoti. „CONTRIMA“ turi teisę sustabdyti atitinkamo nurodymo vykdymą tol, kol užsakovas jį patvirtins arba pakeis.
3. „CONTRIMA“ apsaugos priemonės
3.1 „CONTRIMA“ privalo laikytis teisės aktų nuostatų dėl duomenų apsaugos ir neperduoti iš jūsų gautos informacijos tretiesiems asmenims arba užkirsti kelią jų prieigai prie jos. Duomenys turi būti apsaugoti nuo neteisėtos prieigos, atsižvelgiant į technikos lygį.
3.2 Be to, „CONTRIMA“ raštu įpareigos visus asmenis, kuriems „CONTRIMA“ patiki šios sutarties vykdymą ir įgyvendinimą (toliau – „darbuotojai“), laikytis konfidencialumo (Įsipareigojimas laikytis konfidencialumo, BDAR 28 straipsnio 3 dalies b punktas) ir su deramu rūpestingumu užtikrins šio įsipareigojimo laikymąsi. CONTRIMA tai įrodys jums jūsų prašymu.
3.3 „CONTRIMA“ organizuos vidinę įmonės veiklą taip, kad ji atitiktų specialius duomenų apsaugos reikalavimus. „CONTRIMA“ įsipareigoja imtis visų tinkamų techninių ir organizacinių priemonių, skirtų užsakymo duomenims tinkamai apsaugoti pagal BDAR 32 straipsnį, ypač priemonių, išvardytų šio sutarties 1 priede, ir jas išlaikyti visą užsakymo duomenų tvarkymo laikotarpį.
3.4 „CONTRIMA“ pasilieka teisę keisti taikomas technines ir organizacines priemones, tačiau užtikrina, kad sutartyje numatytas apsaugos lygis nebus sumažintas. „CONTRIMA“ privalo nedelsdama raštu informuoti Tave, jei yra pagrindo manyti, kad 1 priede nurodytos priemonės nebėra pakankamos, ir suderins su Tavimi tolesnes technines ir organizacines priemones.
3.5 Jūsų prašymu „CONTRIMA“ tinkamais įrodymais patvirtins, kad laikomasi 1 priede nustatytų techninių ir organizacinių priemonių.
4. Informavimo ir pagalbos pareigos
4.1 Esant sutrikimams, įtarimams dėl duomenų apsaugos pažeidimų ar CONTRIMA sutartinių įsipareigojimų pažeidimų, įtariant saugumo incidentus ar kitus pažeidimus tvarkant užsakymo duomenis, kuriuos CONTRIMA vykdo pagal užsakymą per savo darbuotojus ar trečiąsias šalis, CONTRIMA nedelsdama, bet ne vėliau kaip per 24 valandas, raštu arba elektronine forma apie tai informuos jus. Tas pats taikoma ir duomenų apsaugos priežiūros institucijos atliekamiems CONTRIMA patikrinimams. Pranešimai pagal 4 straipsnio 1 dalies 1 sakinį kiekvienu atveju turi apimti bent jau BDAR 33 straipsnio 3 dalyje nurodytą informaciją.
4.2 4.1 dalyje nurodytu atveju „CONTRIMA“ pagrįstai padės Jums įgyvendinti su tuo susijusias informavimo, taisomąsias ir pranešimo priemones. CONTRIMA, visų pirma, nedelsdama imsis būtinų priemonių duomenims apsaugoti ir galimiems neigiamams padariniams suinteresuotiesiems asmenims sumažinti bei apie tai informuos jus.
4.3 „CONTRIMA“ įsipareigoja per protingą terminą, gavusi Jūsų žodinį ar rašytinį prašymą, pateikti Jums visą informaciją ir įrodymus, reikalingus patikrinimui pagal šios sutarties 7.1 straipsnį atlikti. Be to, Jūsų pageidavimu „CONTRIMA“ pateiks Jums išsamią ir aktualią duomenų apsaugos ir saugumo koncepciją, skirtą užsakymų apdorojimui, taip pat informaciją apie asmenis, turinčius prieigos teises.
5. Kiti „CONTRIMA“ įsipareigojimai
5.1 „CONTRIMA“ privalo tvarkyti visų Jūsų užsakymu atliekamų duomenų tvarkymo veiklos kategorijų sąrašą pagal BDAR 30 straipsnio 2 dalį. Šis sąrašas turi būti pateiktas Jums paprašius.
5.2 Jeigu užsakymo duomenys „CONTRIMA“ būtų pavojuje dėl arešto ar konfiskavimo, dėl bankroto ar taikos procedūros arba dėl kitų įvykių ar trečiųjų šalių veiksmų, „CONTRIMA“ privalo nedelsdama apie tai informuoti jus, jeigu tai nėra draudžiama teismo ar valdžios institucijos nutartimi. Šiuo atveju „CONTRIMA“ nedelsdama informuos visas kompetentingas institucijas, kad sprendimų priėmimo teisė dėl duomenų priklauso išimtinai užsakovui kaip „duomenų valdytojui“ BDAR prasme.
6. Santykiai su subrangovais
6.1 Sutartyje numatytos paslaugos teikiamos pasitelkiant 2 priede nurodytus subrangovus. CONTRIMA, vykdydama savo sutartinius įsipareigojimus, turi teisę sudaryti subrangos sutartis su subrangovais („subrangos santykiai“). Prieš sudarant papildomus subrangos santykius, „CONTRIMA“ Tave informuos raštu arba elektroniniu būdu, kaip numatyta BDAR 28 straipsnio 2 dalyje, iš anksto pranešdama prieš keturias savaites. Tu gali pareikšti prieštaravimą dėl šio pakeitimo per dvi savaites nuo minėto pranešimo gavimo.
6.2 Subrangos santykiai, kaip apibrėžta šiose nuostatose, nesusidaro, jei „CONTRIMA“ paveda trečiosioms šalims teikti paslaugas, kurios laikomos grynai papildomomis paslaugomis. Tai apima, pvz., pašto ar telekomunikacijų paslaugas, kurios nėra konkrečiai susijusios su paslaugomis, kurias „CONTRIMA“ teikia jums, taip pat kitas priemones, skirtas užtikrinti duomenų apdorojimo įrangos aparatinės ir programinės įrangos konfidencialumą, prieinamumą, vientisumą ir patikimumą.
7. Kontrolės teisės
7.1 Jūs turite teisę reguliariai įsitikinti, ar laikomasi šios sutarties nuostatų, ypač ar įgyvendinamos ir laikomasi techninių bei organizacinių priemonių pagal šio susitarimo 3.3 straipsnį. Šiuo tikslu galite, pvz., prašyti pateikti informaciją, susipažinti su sertifikatais ar vidaus audito ataskaitomis arba patys asmeniškai arba per kompetentingą trečiąją šalį, kuri nėra CONTRIMA konkurentė, patikrinti CONTRIMA technines ir organizacines priemones įprastomis darbo valandomis.
7.2 Patikrinimus atliksite tik tiek, kiek būtina, ir deramai atsižvelgsite į „CONTRIMA“ veiklos procesus. Dėl patikrinimo laiko ir būdo šalys susitaria iš anksto.
7.3 Jūs užfiksuosite patikrinimo rezultatus ir pranešite apie juos „CONTRIMA“. Jei pastebėsite klaidų ar pažeidimų, ypač tikrindami užsakymo rezultatus, nedelsdami apie tai informuosite „CONTRIMA“.
8. Duomenų subjektų teisės
8.1 „CONTRIMA“, kiek įmanoma, remia jus, taikydama tinkamas technines ir organizacines priemones, kad galėtumėte įvykdyti savo pareigas pagal BDAR 12–22 straipsnius bei 32–36 straipsnius. „CONTRIMA“ nedelsdama, bet ne vėliau kaip per 7 darbo dienas, pateiks jums pageidaujamą informaciją apie užsakymo duomenis, jeigu jūs pats neturite atitinkamos informacijos.
8.2 Jei duomenų subjektas pasinaudoja savo teisėmis pagal BDAR 16–18 straipsnius, „CONTRIMA“ yra įpareigota Jūsų nurodymu nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 7 darbo dienas, ištaisyti, ištrinti arba apriboti užsakymo duomenis. „CONTRIMA“ jūsų prašymu raštu patvirtins duomenų ištrynimą, ištaisymą arba apdorojimo apribojimą.
8.3 Jei duomenų subjektas tiesiogiai „CONTRIMA“ atžvilgiu įgyvendina savo teises, pavyzdžiui, teisę gauti informaciją, ištaisyti ar ištrinti savo duomenis, „CONTRIMA“ nedelsdama perduos šį prašymą jums ir lauks jūsų nurodymų. Negavusi atitinkamų konkrečių nurodymų, „CONTRIMA“ nesusisieks su duomenų subjektu.
9. Galiojimo laikas ir nutraukimas
9.1 Šios sutarties galiojimo laikas atitinka pagrindinės sutarties galiojimo laiką. Abejotinais atvejais pagrindinės sutarties nutraukimas laikomas ir šios sutarties nutraukimu, o šios sutarties nutraukimas – pagrindinės sutarties nutraukimu.
9.2 Jūs bet kuriuo metu turite teisę nutraukti šią sutartį be įprastinio įspėjimo dėl svarbios priežasties. Svarbi priežastis yra tada, kai „CONTRIMA“ nevykdo savo įsipareigojimų pagal šią sutartį, tyčia arba dėl didelio neatsargumo pažeidžia BDAR nuostatas arba negali ar nenori vykdyti nurodymo. Esant paprastiems – t. y. nei tyčiniams, nei dėl didelio neatsargumo – pažeidimams, Jūs pirmiausia nustatote „CONTRIMA“ tinkamą terminą, per kurį „CONTRIMA“ gali pašalinti pažeidimą. Pasibaigus šiam terminui be rezultatų, Jums suteikiama teisė nutraukti sutartį ne eiline tvarka.
10. Duomenų ištrynimas ir grąžinimas pasibaigus sutarčiai
10.1 Pasibaigus pagrindinei sutarčiai arba bet kuriuo metu jūsų prašymu „CONTRIMA“ grąžins jums visus „CONTRIMA“ perduotus duomenis arba, jei nėra įstatymu nustatyto saugojimo termino, jūsų pageidavimu juos visiškai ir neatšaukiamai ištrins. Tai taip pat taikoma „CONTRIMA“ turimoms užsakymo duomenų kopijoms, pavyzdžiui, duomenų atsarginėms kopijoms, tačiau netaikoma dokumentacijai, kuri naudojama užsakymo duomenų tvarkymo pagal užsakymą ir tinkamai vykdymo įrodymui. Tokią dokumentaciją „CONTRIMA“ privalo saugoti įstatymuose nustatytų saugojimo terminų laikotarpiu.
10.2 Tu turi teisę tinkamu būdu patikrinti, ar „CONTRIMA“ visiškai ir pagal sutartį grąžino arba ištrino duomenis.
10.3 „CONTRIMA“ yra įpareigota ir po pagrindinės sutarties galiojimo pabaigos konfidencialiai tvarkyti duomenis, apie kuriuos jai tapo žinoma pagrindinės sutarties vykdymo metu.
11. Atsakomybė
11.1 Šalių atsakomybė reglamentuojama pagal BDAR 82 straipsnį. Tai neturi įtakos „CONTRIMA“ atsakomybei jūsų atžvilgiu dėl pareigų, kylančių iš šios sutarties ar pagrindinės sutarties, pažeidimo.
11.2 Šalys atleidžia viena kitą nuo atsakomybės, jeigu viena iš šalių įrodo, kad ji jokiu būdu nėra atsakinga už aplinkybes, dėl kurių duomenų subjektui buvo padaryta žala. 11 straipsnio 2 dalies 1 sakinys atitinkamai taikomas tuo atveju, jei vienai iš šalių skiriama bauda, tačiau atleidimas nuo atsakomybės taikomas tiek, kiek kita šalis yra atsakinga už pažeidimą, už kurį skirta bauda.
12. Baigiamosios nuostatos
12.1 Šios sutarties pakeitimai ir papildymai turi būti pateikti raštu, kaip numatyta BDAR 28 straipsnio 9 dalyje. Tai taip pat taikoma atsisakymui nuo šio formos reikalavimo.
12.2 Abejotinais atvejais šio susitarimo nuostatos turi viršenybę prieš pagrindinės sutarties nuostatas. Jeigu atskiros šio susitarimo nuostatos visiškai ar iš dalies pasirodytų negaliojančios ar neįgyvendinamos arba taptų negaliojančios ar neįgyvendinamos dėl teisės aktų pakeitimų po sutarties sudarymo, tai neturi įtakos likusių nuostatų galiojimui. Negaliojančią ar neįgyvendinamą nuostatą turi pakeisti galiojanti ir įgyvendinama nuostata, kuri kuo labiau atitiktų negaliojančios nuostatos prasmę ir tikslą.
12.3 Šiai sutarčiai taikoma Vokietijos Federacinės Respublikos teisė. Siekdama užtikrinti geresnį suprantamumą, „CONTRIMA“ pateikia šias sąlygas įvairiomis kalbomis. Esant neatitikimams, lemiamą reikšmę turi anglų kalba parengta šio užsakomojo duomenų tvarkymo sutarties versija.
1 priedas: Techninės ir organizacinės priemonės
1. Techninės ir organizacinės saugumo priemonės
„CONTRIMA“ įsipareigoja įgyvendinti tinkamas technines ir organizacines priemones taip, kad užsakymo duomenų tvarkymas atitiktų teisinius reikalavimus ir būtų tinkamai užtikrinta duomenų subjekto teisių apsauga.
2. Vidinė organizacinė struktūra
„CONTRIMA“ organizuos savo vidaus veiklą taip, kad ji atitiktų specialius duomenų apsaugos reikalavimus. Šiuo tikslu turi būti imtasi priemonių, kurios būtų tinkamos atsižvelgiant į saugotinų duomenų pobūdį ar duomenų kategorijas.
3. Atskirų priemonių konkretizavimas
Konkrečiai nustatomos šios priemonės, skirtos BDAR 32 straipsnio reikalavimams įgyvendinti:
| Nr. | Priemonė | Priemonės įgyvendinimas |
|---|---|---|
| 1 | Prieigos kontrolė | Produktyvusis duomenų apdorojimas vyksta išimtinai AWS debesyje; fizinę duomenų apdorojimo įrangą ten saugo AWS (žr. AVV ir AWS sertifikatus). Administravimas atliekamas iš prieigos apsaugotos darbo vietos, esančios užrakinamose, visuomenei neprieinamose patalpose už ugniasienės. Nėra lankytojų srauto ir nėra atskirų serverių patalpų. |
| 2 | Prieigos kontrolė | Prieiga prie sistemos suteikiama tik asmeniškai prisijungus su vartotojo vardu ir slaptažodžiu. Administravimo ir AWS prieigos yra apsaugotos stipriais slaptažodžiais ir dviejų veiksnių autentifikavimu. Galiniai įrenginiai yra apsaugoti operacinės sistemos prisijungimu, ugniasiene ir kietųjų diskų šifravimu. |
| 3 | Prieigos kontrolė | Taikomoje sistemoje įgyvendinta vaidmenų ir teisių koncepcija su centralizuotu teisių tikrinimu, serverio pusėje atliekamu tikrinimu visuose duomenis keičiančiuose galiniuose įrenginiuose, apsauga nuo CSRF bei išskirtinai parametrizuota prieiga prie duomenų bazių. Infrastruktūros lygmenyje – minimalus administratorių skaičius (vieno asmens valdymas) ir teisių suteikimas pagal „mažiausių teisių“ principą. |
| 4 | Atskyrimo kontrolė | Galimybė atskirti visus kiekvieno fotografo duomenis pagal unikalų savininko priskyrimą; atskira gamybinė aplinka. Pakanka loginio atskyrimo. |
| 5 | Pseudonimizavimas / duomenų minimizavimas | Išorės asmenų prieiga per atsitiktinius, neįmanomus atspėti žetonus (nuolatinė nuoroda). Renkami tik tam tikram tikslui būtini duomenys (iš esmės – el. pašto adresas); atpažinimo pastabos sąmoningai pateikiamos trumpai ir neutraliai. |
| 6 | Duomenų perdavimo kontrolė | Perdavimas vyksta tik per šifruotus ryšius (TLS/HTTPS). Vaizdų ir sutarties duomenų saugojimas šifruotoje objektų saugykloje (S3 Server-Side Encryption). Perdavimas subrangovams vyksta tik tiek, kiek būtina, remiantis AVV arba ES standartinėmis sutarties sąlygomis. |
| 7 | Įvesties kontrolė | Įrodymams svarbių veiksmų registravimas programos lygmenyje, ypač susitarimų ir sutikimų priėmimas su laiko žyma, IP adresu, įrenginio informacija ir versijos hash, taip pat mokėjimo įvykiai. Kadangi sistemą valdo vienas asmuo, kiekvieną įvestį, pakeitimą ir ištrynimą galima priskirti vienam veikiančiam asmeniui. |
| 8 | Prieinamumas ir atsparumas | Duomenų bazė dubliuojama keliose AWS zonose arba regionuose ES arba EEE teritorijoje; automatizuotos duomenų bazės momentinės kopijos kaip atsarginė apsauga; kodo ir serverio atsarginės kopijos bei išsaugotas serverio atvaizdas (AMI) greitam atkūrimui; papildoma vietinė atsarginių kopijų sistema; dokumentuotas avarijų ir atkūrimo planas. |
| 9 | Duomenų apsaugos valdymas | Atsakingas asmuo – CONTRIMA GmbH generalinis direktorius. Duomenų apsaugos pareigūnas nepaskirtas, nes nėra įstatyminės prievolės jį paskirti. Vykdomos informavimo pareigos pagal BDAR 13 straipsnį aktyvacijos proceso metu, yra nustatyta tvarka, kaip tvarkyti duomenų subjektų užklausas, taip pat vedamas duomenų tvarkymo veiklos registras pagal BDAR 30 straipsnį. |
| 10 | Reagavimo į incidentus valdymas | Reguliariai atnaujinama ugniasienė; dokumentuota duomenų apsaugos pažeidimų nustatymo ir pranešimo tvarka pagal BDAR 33 ir 34 straipsnius, įskaitant nedelsiamą informavimą užsakovui. |
| 11 | Duomenų apsaugai palankūs numatytieji nustatymai | „Privacy by default“ (privatumas pagal numatytuosius nustatymus): duomenų nerenkama daugiau nei būtina, nuotraukų peržiūros rodomos tik su vandens ženklu, o originalai pateikiami tik gavus leidimą; taip pat paprasta pasinaudoti teise atšaukti sutikimą per vartotojo sąsają. |
| 12 | Užsakymų kontrolė (subrangovai) | Kruopštus atranka; sutarties dėl duomenų tvarkymo arba ES standartinių sutarčių sąlygų (3 modulis) sudarymas su visais subrangovais, o trečiųjų šalių atveju – su atitinkamomis garantijomis; užsakovo informavimas prieš subrangovo įtraukimą ar pakeitimą; duomenų ištrynimo užtikrinimas pasibaigus sutarčiai. Šiuo metu naudojami: „Stripe“ (mokėjimų apdorojimas), „Amazon Web Services“ (hostingas/saugojimas), „DeepL“ (skelbimų tekstų vertimas). |
2 priedas: Įtraukti subrangovai
Pagal susitarimo 6.1 punktą įtraukti subrangovai, kurių pasinaudojimui tu pritari:
| Subrangovai (pavadinimas, adresas arba buveinė) |
Paslaugų objektas pagal užsakymo vykdymą |
|---|---|
| „Stripe Payments Europe, Ltd.“ 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock Dublin, D02 H210, Airija („Stripe“) |
Mokėjimų apdorojimas; pardavimo atveju – pirkėjo mokėjimo, tapatybės ir sandorio duomenys (žr. taip pat 6 punktą iš Privatumo politika) |
| „Amazon Web Services EMEA SARL“, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Liuksemburgas („AWS“) |
Interneto ir duomenų bazių priegloba ; vaizdų duomenų (originalų, variantų, archyvo, eksportų), įskaitant EXIF metaduomenis, saugojimas ir tvarkymas. El. pašto paslaugos (žr. taip pat 6 punktą iš Privatumo politika) |
| „DeepL SE“ , Maarweg 165 , 50825 Kelne („DeepL“) |
Prireikus atpažinimo pastabos ir, jei taikoma, kolekcijos pavadinimo vertimas į nuolatinės nuorodos kalbą ( žr. taip pat 6 punktą iš Privatumo politika) |
Versija 2 · 2026-07-26
Data Processing Agreement between CONTRIMA and the Photographer
Between
the data processor
Contrima GmbH, represented by its managing director Mr Mark Reinhardt, Enzianweg 29, 71384 Weinstadt
(hereinafter ‘CONTRIMA’)
and
the Data Controller
{photographer_name}
{photographer_address}
{photographer_email}
(hereinafter “you”)
Preamble
CONTRIMA provides services to you for the provision of an infrastructure for the transmission of photographs to the persons depicted therein, as well as for the management of image licence agreements (hereinafter: “Main Contract”). Part of the performance of the Main Contract involves the processing of personal data relating to the persons depicted, which you transmit to CONTRIMA. In order to comply with the requirements of the GDPR in such circumstances, you, as the data controller within the meaning of data protection law, enter into the following data processing agreement with CONTRIMA.
1. Subject matter/scope of the engagement
1.1 The cooperation between the parties in accordance with the Main Contract entails that CONTRIMA will have access to personal data provided by you (hereinafter ‘Processed Data’) and that it processes this data exclusively on your behalf and in accordance with your instructions within the meaning of Article 4(8) and Article 28 of the GDPR.
1.2 The following data subject categories may be affected by the processing:
| Data subjects (categories) | Type of data |
|---|---|
| Persons depicted |
|
| Legal guardians of the persons depicted |
|
| Contact persons at public authorities (e.g. tax authorities) |
|
1.3 The nature and scope of the processing of order data are determined by the purposes of the main contract and are limited to these. The duration of the processing corresponds to the term of the main contract.
1.4 CONTRIMA is prohibited from processing contract data in any manner that deviates from or goes beyond the provisions set out in Annex 1 and clause 1.2. This also applies to the use of anonymised data.
1.5 The processing of order data shall take place exclusively within the territory of the Federal Republic of Germany, in a Member State of the European Union or in another State party to the Agreement on the European Economic Area. Any transfer to a third country requires the prior written consent of the client and may only take place if the specific conditions set out in Articles 44 to 49 of the GDPR are met.
1.6 The provisions of this contract apply to all activities related to the main contract in which CONTRIMA and its employees or persons commissioned by CONTRIMA come into contact with personal data originating from you or collected on your behalf.
2. Your authority to issue instructions
2.1 CONTRIMA shall process the contract data only within the scope of the contract and exclusively on your behalf and in accordance with your instructions within the meaning of Article 28 of the GDPR (processing on behalf of a controller); this applies in particular to the transfer of personal data to a third country. You have the sole right to issue instructions regarding the nature, scope and method of the processing activities (hereinafter also referred to as the ‘right to issue instructions’). If CONTRIMA is obliged to carry out further processing under the law of the European Union or the Member States to which it is subject, CONTRIMA shall inform you of these legal requirements prior to processing.
2.2 Instructions to CONTRIMA must, as a general rule, be given by you in writing (email address: info@contrima.com).
2.3 If CONTRIMA considers that one of your instructions contravenes data protection regulations, CONTRIMA must inform you of this without delay. CONTRIMA is entitled to suspend the implementation of the instruction in question until it is confirmed or amended by the client.
3. CONTRIMA’s protective measures
3.1 CONTRIMA is obliged to comply with the statutory provisions on data protection and not to disclose the information obtained from you to third parties or to prevent them from accessing it. Data must be secured against unauthorised access, taking into account the state of the art.
3.2 Furthermore, CONTRIMA shall require all persons entrusted by CONTRIMA with the processing and performance of this contract (hereinafter referred to as ‘employees’) to undertake in writing to maintain confidentiality (Obligation of confidentiality, Article 28(3)(b) of the GDPR) and shall ensure compliance with this obligation with due care. CONTRIMA shall provide you with evidence of this upon request.
3.3 CONTRIMA shall organise its internal operations in such a way as to meet the specific requirements of data protection. CONTRIMA undertakes to implement all appropriate technical and organisational measures to ensure the adequate protection of the commissioned data in accordance with Article 32 of the GDPR, in particular the measures set out in Annex 1 to this contract, and to maintain these for the duration of the processing of the commissioned data.
3.4 CONTRIMA reserves the right to amend the technical and organisational measures put in place, whilst ensuring that the level of protection agreed in the contract is not compromised. CONTRIMA must inform you in writing without delay if there is reason to believe that the measures set out in Annex 1 are no longer sufficient, and will consult with you regarding further technical and organisational measures.
3.5 At your request, CONTRIMA shall demonstrate compliance with the technical and organisational measures set out in Annex 1 by providing appropriate evidence.
4. Obligations to provide information and support
4.1 In the event of disruptions, suspected data breaches or breaches of CONTRIMA’s contractual obligations, suspected security incidents or other irregularities in the processing of the contract data, whether by persons employed by CONTRIMA in the context of the contract or by third parties, CONTRIMA shall inform you without delay, but at the latest within 24 hours, in writing or by electronic means. The same applies to inspections of CONTRIMA by the data protection supervisory authority. Notifications pursuant to Section 4(1), first sentence, shall in each case contain at least the information specified in Article 33(3) of the GDPR.
4.2 In the event referred to in Section 4.1, CONTRIMA shall assist you, to the extent reasonably practicable, in fulfilling its relevant obligations to provide information, take remedial action and keep you informed. In particular, CONTRIMA shall immediately implement the necessary measures to secure the data and to mitigate any potential adverse consequences for the data subjects, and shall inform you accordingly.
4.3 CONTRIMA undertakes to provide you, upon your verbal or written request and within a reasonable period, with all information and evidence necessary to carry out an audit in accordance with § 7.1 of this contract. Furthermore, at your request, CONTRIMA will provide you with a comprehensive and up-to-date data protection and security policy for the processing of personal data, as well as a list of authorised access holders.
5. Other obligations of CONTRIMA
5.1 CONTRIMA is obliged to maintain a record of all categories of processing activities carried out on your behalf in accordance with Article 30(2) of the GDPR. This record must be made available to you upon request.
5.2 Should the data processed on your behalf at CONTRIMA be at risk due to attachment or seizure, insolvency or composition proceedings, or other events or measures taken by third parties, CONTRIMA must inform you of this without delay, provided this is not prohibited by a court or official order. In this context, CONTRIMA shall immediately inform all relevant authorities that decision-making authority over the data lies exclusively with the client as the ‘controller’ within the meaning of the GDPR.
6. Subcontracting
6.1 The contractually agreed services shall be performed with the involvement of the subcontractors listed in Annex 2. CONTRIMA is authorised, within the scope of its contractual obligations, to enter into subcontracting relationships with subcontractors (‘subcontracting relationship’). Before entering into any further subcontracting relationships, CONTRIMA shall inform you in writing or by electronic means in accordance with Article 28(2) of the GDPR, giving four weeks’ notice. You may object to the change within two weeks of receiving the aforementioned notification.
6.2 A subcontracting relationship within the meaning of these provisions does not exist if CONTRIMA commissions third parties to provide services that are to be regarded as purely ancillary services. These include, for example, postal or telecommunications services with no specific connection to the services CONTRIMA provides for you, as well as other measures to ensure the confidentiality, availability, integrity and resilience of the hardware and software of data processing systems.
7. Rights of inspection
7.1 You are entitled to verify, on a regular basis, compliance with the provisions of this contract, in particular the implementation of and compliance with the technical and organisational measures set out in clause 3.3 of this agreement. To this end, you may, for example, request information, ask to be provided with certifications or internal audit reports, or have CONTRIMA’s technical and organisational measures inspected yourself during normal business hours or by a competent third party, provided that such third party is not in competition with CONTRIMA.
7.2 You shall carry out inspections only to the extent necessary and shall take due account of CONTRIMA’s operational processes. The parties shall agree in good time on the timing and nature of the inspection.
7.3 You shall document the results of the audit and notify CONTRIMA thereof. In the event of errors or irregularities which you identify, in particular when auditing the results of orders, you shall inform CONTRIMA without delay.
8. Rights of data subjects
8.1 CONTRIMA shall, where possible, support you with appropriate technical and organisational measures in fulfilling your obligations under Articles 12 to 22 and Articles 32 to 36 of the GDPR. CONTRIMA shall provide you with the requested information regarding processing data without delay, but no later than within 7 working days, unless you already have the relevant information yourself.
8.2 If a data subject exercises their rights under Articles 16 to 18 of the GDPR, CONTRIMA is obliged, on your instructions, to rectify, erase or restrict the processing of the data without undue delay, and at the latest within 7 working days. CONTRIMA will provide you with written confirmation of the erasure, rectification or restriction of the data upon request.
8.3 If a data subject exercises rights – such as the right to access, rectification or erasure of their data – directly against CONTRIMA, CONTRIMA shall forward this request to you without delay and await your instructions. CONTRIMA shall not contact the data subject without specific instructions to do so.
9. Term and Termination
9.1 The term of this contract corresponds to the term of the main contract. In case of doubt, termination of the main contract shall also be deemed to be termination of this contract, and termination of this contract shall be deemed to be termination of the main contract.
9.2 You are entitled at any time to terminate this contract extraordinarily for good cause. Good cause shall be deemed to exist if CONTRIMA fails to fulfil its obligations under this contract, breaches provisions of the GDPR intentionally or through gross negligence, or is unable or unwilling to carry out an instruction. In the case of minor breaches – i.e. those that are neither intentional nor due to gross negligence – you shall first set CONTRIMA a reasonable period within which CONTRIMA may remedy the breach. Once this period has expired without result, you shall then be entitled to terminate this contract without notice.
10. Deletion and Return upon Termination of the Contract
10.1 Upon termination of the main contract or at any time upon request, CONTRIMA shall return to you all data provided to CONTRIMA or, upon request, delete it completely and irrevocably, provided that no statutory retention period applies. This also applies to copies of the order data held by CONTRIMA, such as data backups, but not to documentation serving as evidence of the proper and compliant processing of the order data. Such documentation must be retained by CONTRIMA for the duration of the statutory retention periods.
10.2 You have the right to verify, in an appropriate manner, that the data has been returned or deleted by CONTRIMA in full and in accordance with the contract.
10.3 CONTRIMA is obliged to treat as confidential any data that has come to its knowledge in connection with the main contract, even after the main contract has ended.
11. Liability
11.1 The liability of the parties is governed by Article 82 of the GDPR. This does not affect CONTRIMA’s liability towards you for any breach of obligations arising from this contract or the main contract.
11.2 Each party shall be exempt from liability if it proves that it is in no way responsible for the circumstance that caused the damage to a data subject. Section 11(2), first sentence, shall apply mutatis mutandis in the event of a fine being imposed on a party, whereby the indemnification shall apply to the extent that the other party bears a share of the responsibility for the infringement sanctioned by the fine.
12. Final Provisions
12.1 Any amendments or additions to this agreement must be made in writing in accordance with Article 28(9) of the GDPR. This also applies to any waiver of this formal requirement.
12.2 In the event of any doubt, the provisions of this Agreement shall take precedence over those of the main contract. Should any individual provisions of this Agreement prove to be wholly or partially invalid or unenforceable, or should they become invalid or unenforceable as a result of legislative changes following the conclusion of the Agreement, this shall not affect the validity of the remaining provisions. The invalid or unenforceable provision shall be replaced by a valid and enforceable provision that comes as close as possible to the meaning and purpose of the invalid provision.
12.3 This contract is governed by the law of the Federal Republic of Germany. CONTRIMA provides these terms and conditions in a variety of language versions for the sake of clarity. In the event of any discrepancies, the English version of this Data Processing Agreement shall prevail.
Appendix 1: Technical and organisational measures
1. Technical and Organisational Security Measures
CONTRIMA is obliged to implement appropriate technical and organisational measures to ensure that the processing of the commissioned data is carried out in accordance with the statutory requirements and that the rights of the data subject are adequately safeguarded.
2. Internal Organisation
CONTRIMA shall structure its internal organisation in such a way as to meet the specific requirements of data protection. In particular, measures must be taken that are appropriate to the nature of the data or categories of data to be protected.
3. Specification of individual measures
Specifically, the following measures are set out to implement the requirements of Article 32 of the GDPR:
| No. | Measure | Implementation of the measure |
|---|---|---|
| 1 | Access control | Productive data processing takes place exclusively in the AWS cloud; the physical data processing facilities there are secured by AWS (see AWS Terms of Service and certifications). Administration is carried out from an access-controlled workstation in lockable, non-publicly accessible rooms behind a firewall. There is no public access and no dedicated server rooms. |
| 2 | Access Control | System access is granted only via personal login with a username and password. Administrative and AWS accesses are protected by strong passwords and two-factor authentication. End devices are secured by operating system login, a firewall and disk encryption. |
| 3 | Access control | Role- and authorisation-based concept within the application, featuring centralised authorisation checks, server-side validation on all endpoints that modify data, protection against CSRF, and exclusively parameterised database access. At the infrastructure level, a minimum number of administrators (single-person operation) and the granting of rights in accordance with the principle of least privilege. |
| 4 | Segregation of duties | Multi-tenant logical separation of all data for each photographer via a unique owner assignment; separate production environment. Logical separation is sufficient. |
| 5 | Pseudonymisation / Data minimisation | Access for external parties via random, non-guessable tokens (permanent link). Only the data necessary for the respective purpose is collected (essentially the email address); identifying notes are deliberately kept brief and neutral. |
| 6 | Control of data disclosure | Transmission takes place exclusively via encrypted connections (TLS/HTTPS). Image and contract data are stored on encrypted object storage (S3 Server-Side Encryption). Data is transferred to subcontractors only to the extent necessary, on the basis of the Data Processing Agreement (DPA) or EU Standard Contractual Clauses. |
| 7 | Input control | Logging of audit-relevant operations at application level, in particular the acceptance of agreements and consents, including timestamps, IP addresses, device information and version hashes, as well as payment events. As the service is operated by a single person, every entry, modification and deletion can be traced back to a single individual. |
| 8 | Availability and Resilience | Database redundancy across multiple AWS zones or regions within the EU or the EEA; automated database snapshots as backups; code and server backups, as well as a pre-configured server image (AMI) for rapid recovery; additional local backup system; documented emergency and recovery plan. |
| 9 | Data Protection Management | The Managing Director of CONTRIMA GmbH is responsible. No data protection officer has been appointed, as there is no legal obligation to do so. Compliance with the information obligations under Article 13 of the GDPR during the activation process; an existing process for handling data subjects’ enquiries; and a register of processing activities maintained in accordance with Article 30 of the GDPR. |
| 10 | Incident Response Management | Firewall updated regularly; documented process for detecting and reporting data breaches in accordance with Articles 33 and 34 of the GDPR, including the immediate notification of the client. |
| 11 | Privacy-friendly default settings | Privacy by default: no data collected beyond what is necessary; image previews only with watermarks; original files provided only after authorisation has been granted; and the right to withdraw consent can be exercised easily via the user interface. |
| 12 | Contract management (sub-processors) | Careful selection; conclusion of data processing agreements or EU Standard Contractual Clauses (Module 3) with all sub-processors, with appropriate safeguards where third countries are involved; notification of the client prior to engaging or replacing sub-processors; ensuring data erasure upon termination of the contract. Currently used: Stripe (payment processing), Amazon Web Services (hosting/storage), DeepL (translation of advert copy). |
Appendix 2: Appointed Sub-processors
Sub-processors included under clause 6.1 of the agreement, to the use of whom you consent:
| Subcontractor (name, address or registered office) |
Scope of services within the framework of data processing |
|---|---|
| Stripe Payments Europe, Ltd. 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock , Dublin, D02 H210, Ireland (“Stripe”) |
Payment processing; in the event of a sale, the purchaser’s payment, identity and transaction data (see also clause 6 of Privacy Policy) |
| Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg (“AWS”) |
Web and database hosting ; storage and processing of image data (originals, variants, archive, exports), including EXIF metadata. Email services (see also section 6 of Privacy Policy) |
| DeepL SE , Maarweg 165 , 50825 Cologne (“DeepL”) |
Where applicable, translation of the recognition note and, where applicable, the collection name into the language of the permanent link (see also 6. from Privacy Policy) |