Koska henkilökuvien kohdalla on myöhemmin oltava mahdollista selvittää, kenellä oli pääsy, kuka toimi kenen puolesta, mikä sopimus näytettiin ja mikä tila siitä syntyi. Tämä dokumentointi suojaa työnkulkua kaaokselta ja auttaa päätösten arvioinnissa myöhemmin.