क्योंकि व्यक्तियों की छवियों के मामले में बाद में यह पता होना चाहिए कि किसके पास पहुंच थी, किसने किसके लिए कार्य किया, कौन सा समझौता दिखाया गया और इससे कौन सी स्थिति उत्पन्न हुई। यह दस्तावेज़ीकरण वर्कफ़्लो को अव्यवस्था से बचाता है और बाद में निर्णयों को समझने में मदद करता है।