Επειδή στις φωτογραφίες προσώπων πρέπει αργότερα να είναι δυνατή η ανίχνευση του ποιος είχε πρόσβαση, ποιος ενήργησε για ποιον, ποια συμφωνία εμφανίστηκε και ποια κατάσταση προέκυψε από αυτήν. Αυτή η τεκμηρίωση προστατεύει τη ροή εργασίας από το χάος και βοηθά στην κατανόηση των αποφάσεων αργότερα.